Организациска структура: Предности, значење и фактори кои ја детерминираат

Организациската структура претставува развојна иницијатива, неопходно воспоставена со цел да се оствари посакуваната визија, мисија и цели на една компанија. Тоа подразбира структуиран однос помеѓу работните позиции и работните задачи во согласност со идејата за остварување на целите на компанијата. 

Организациската структура е систематизиран склоп на луѓе, функции и места, односно воспоставување на ефективна врска помеѓу вработените со што тие би биле поефикасни во својата работа, а воедно би имале и лична сатисфакција исполнувајќи ги своите работни обврски.

Да се организира значи да се подели целината на повеќе делови, односно целини кои што ќе бидат структурирани според авторитет, правила и заедничка цел. Добро дефинираната структура значи формален концепт на интеракција кој што е дефиниран да ги поврзува задачите на поединците во компанијата со резултатите од постигнатиот успех на целата компанија. Таквиот формален концепт на хиерархија се генерира концизно и плански. Организацијата одлучува за тоа која структура би била најсоодветна и најприлагодлива согласно потребите, природата на работни задачи, големината на самата компанија и целите.

Зошто организациската структура е неопходна?

Организациската структура е начин како да се избегнат или надминат потешкотиите во однос на перформансот на вработените, предизвикани од непостоење на јасна претстава за текот на работењето. Потребно е да се има хиерархија, јасна комуникациска мрежа и да се знае кој ја има одлучувачката моќ.

Некои од предностите на организациската структура се следните:

1. Јасна слика и дефиниција за авторитетите, врската помеѓу акција и одговорност.
2. Дефинирање на каналите и на начините на комуникација, што резултира со побрза и поефикасна администрација во постапките.
3. Координација помеѓу поединечните активности на вработените со цел инкорпорирање во големата слика на компанијата.
4. Помага да се воспостават повисоки цели и да се мотивираат вработените кон истите.
5. Воспоставувањето на полиси и процедури е полесно и побрзо.
6. Ги стимулира вработените да бидат подобри во својата работа со цел да се најдат на наредното скалило погоре.

Фактори кои влијаат при конструирање на организациската култура

Да се конструира правилна организациска структура, треба да се познава основата односно сржта на компанијата, и да се даде еднакво внимание и важност на секој департман и поединечна позиција. Секоја една алка го прави синџирот цел.

Постојат неколку фактори кои треба да се земат во предвит и нив ги групираме на следниот начин:

1. Окружување
2. Технологија
3. Големина на организација
4. Стратегија

Окружување -еден од најважните фактори кои треба да се земат во предвид пред да се почне со планирање. Подразбира да се земе во предвид важноста и влијанието на клиентите, добавувачите, конкурентите, правните аспекти, политичкото влијание, економските услови и културолошките разлики. Ова е особено важно ако станува збор за градење на структура во мултиетничка средина, градење на структура на компанија која оперира на две или повеќе различни територии, односно градење на структура со еден збор кажано во денешно модерно доба.

Технологија – достапноста на алатки, техники, know-how и сродни примери од пракса имаат огромно влијание кога станува збор за градење на организациска структура. Каков дизајн ќе и дадеме на организациската структура зависи од тоа кои алатки и техники ги имаме на располагање, од што исто така зависи брзината и ефикасноста во исполнување на задачата.

Големина на компанијата – неопходна информација за да се одреди типот на организациската структура, бројот на департмани, хиерархија и стилот на одговарање. Степенот на менаџирање и во чии раце ќе биде последната одлука за секое поединечно прашање зависи од бројот на вработените и големината на компанијата.

Стратегија – главниот двигател на организациската структура согласно многу досегашни практики. Постојат две главни и општоприфатени категории. Стратегија на стабилност и стратегија на пораст. Каква организациска структура и е потребна на една компанија зависи од тоа што е главната идеја за што истата се создава. Потребно е да се има јасно дефинирани цели што се очекува после воспоставувањето на организациската структура, време во кое се очекува дел од целите да се остварат и мониторинг.

Да се создаде структура на позиции и да се линкува со вработените во една компанија е по себе доста комплексна задача, имајќи во предвид да се испочитуваат мал милион правила, да се насочат кон остварување на мисијата и визијата на компанијата. Но резултатите сами по себе говорат за придобивките и предностите од постоење на истата.

Постојат неколку техники кои досегашната пракса ги покажа како добри за почеток:

1. Листа што се е потребно за да се постигнат главните цели на компанијата. Која е главната мисија на компанијата, и кон каде води истата?
2. Поделба на вкупните работни задачи и операции на поодделни департмани, или поддепартмани ако е потребно.
3. Комбинација на задачите во логичен и ефикасен редослед. Така се добива првична слика за степенот и начинот на менаџирање на задачите.
4. Дефинирање на механизми на следење и координација каде секоја индивидуа, тим или департман се наоѓа во големата слика и кон што конкретно тој придонесува.
5. Следење на перформансите.

Бенефитите на страна на бизнисот се многу: брзина и ефикасност, краткорочно или долгорочно планирање, контрола врз буџет, учинок и одговорности и уште многу други, меѓутоа бенефитот мотивација на страна на вработените нема цена. Познавајќи ја големата слика и својот придонес во истата, како и фактот дека има место на скалилото погоре, е двигател којшто ги поместува вработените, а мотивирани вработени поместуваат граници.

За авторот:

М-р Ивана Смаќоска е Senior HR Officer во Teamween Food. По вокација магистер по правни науки, во душа и по професија HR.