Како да се надмине стравот од давање на негативен фидбек

Давањето на фидбек има повеќекратни бенефити и за вработениот, и за менаџерот, и за компанијата.

Давањето на континуиран фидбек на вработениот во врска со неговата изведба е една од најкорисните алатки за практицирање на лидерство преку коучинг на секој менаџер. И покрај бројните бенефити од одржувањето на отворена комуникација и обезбедувањето на редовен и искрен фидбек, сепак тоа е една од најнеомилените и неудобни “задачи” на повеќето менаџери, дури и на оние поискусните, особено кога се работи за давање на т.н. негативен фидбек.

Тоа се должи пред сѐ на: вродената човечка тенденција кон избегнување на неудобни и стресни ситуации, стравот на менаџерот од можната реакција на вработениот (чувство на навреденост, бескрајна низа на аргументи и контраргументи, солзи итн.), а најмногу од желбата да се избегне конфликт и да не се наруши добриот однос со вработениот. Често, во име на чувањето на “мир во куќа”, голем број на менаџери влегуваат во замката на одење по линија на помал отпор, односно избегнување и/ли одлагање на разговорите за давање на фидбек на вработениот или фидбекот да го сведат само на пофалба и потенцирање на позитивните аспекти од изведбата. Понекогаш, ова оди до степен што менаџерот претпочита самиот да заврши одредена работа која вработениот не ја завршил согласно очекувањата, отколку да разговара за тоа со него.

Иако поретко, понекогаш се случува менаџерите да избегнуваат да дадат и позитивен фидбек и да разговараат за кариерниот пат на вработениот, поради стравот од тоа дека ќе бидат перцепирани како слаби лидери и дека на тој начин ќе ги поттикнат вработените да имаат нереални очекувања и барања.

Без разлика на конкретната ситуација, ваквото сценарио резултира со:

• Несигурни вработени на кои се што им се комуницира на годишното интервју за перформансите им доаѓа како изненадување, кои немаат јасна информација за она што се очекува од нив, што прават добро, а што треба да корегираат, уште помалку што треба преземат за да пораснат и се развијат професионално и како резултат на тоа стагнираат на долг рок.
• Вработени кои веруваат дека менаџерот не се грижи за нивниот личен и професионален раст и развој, бидејќи никогаш или многу ретко разговара со него за тоа.
• Намалена или стагнирачка продуктивност и engagement на ниво на компанија – без конструктивна критика нема индивидуален раст и развој, а тоа го афектира и компанискиот раст и развој во целина.
• Менаџери кои се преоптоварени со извршување на оперативни задачи, наместо да ги делегираат истите на тим кој е компетентен, одговорен и со соодветни капацитети да преземе поголеми одговорности.

Како менаџерот може да го надмине стравот или нелагодноста од давање на фидбек на своите вработени? Во самиот процес клучни се два аспекти:

1. Менување на перцепцијата за ефектите од давањето на фидбек
2. Совладување на техниките за ефективно давање на фидбек

Менување на перцепцијата за ефектите од давањето на фидбек

Кога чинот на давање на фидбек од самиот старт го перцепирате како нешто непријатно кое ќе предизвика негативна реакција кај вработениот и сам по себе е негативен, тогаш не е чуден и отпорот кон истиот. Наместо тоа:

• Фидбекот не го перцепирајте како негативен, туку како конструктивен и развоен.
• Не претпоставувајте дека вработениот ќе има негативна реакција на споделениот фидбек. Може да се изненадите од фактот дека вработениот верува во вашето мислење и компетентност како свој менаџер и очекува да слушне транспарентен и искрен фидбек за неговата изведба. Уште повеќе, вработениот очекува од вас да чуе конкретен совет и насоки како да се развие и порасне професионално, што во крајна линија ќе го донесе до наредното скалило во неговата кариера. Тапкањето по рамо и кажувањето некому колку е добар е мотивирачко, но само на краток рок. Без критичко мислење и план за иден професионален развој, вработениот ќе стои во место.
• Имајте во предвид дека како менаџер и лидер, вие имате одговорност за професионалниот и кариерен пат и развој на секој ваш вработен. Давањето на развоен фидбек не ве претвора во негов непријател, туку кариерен водич, коуч и ментор.
• Вашата намера да го поштедите вработениот со премолчување на конструктивната критика, на крај може да резултира со чувство на изневереност, заблуда и да ја наруши взаемната доверба меѓу вас, бидејќи додека тој верувал дека е на добар пат, реалноста можеби била спротивна. Тоа на долг рок може да има негативни последици врз неговото напредување / останување во компанијата.
• Имајте предвид дека ако фидбекот е даден на правилен начин, не само што нема да предизвика негативна реакција, туку благодарност од страна на вашиот вработен заради грижата која ја демонстрирате за неговиот раст и равој.

Совладување на техниките за ефективно давање на фидбек

Покрај од перцепцијата, избегнувањето или отпорот кон давање на фидбек произлегува и од несигурноста и недоволната подготвеност т.е. познавање на техниките за начинот на кој треба да го испорача и искомуницира фидбекот. За таа цел, следат неколку корисни совети кои доколку се следат, можат значително да го олеснат овој процес:

• Давајте навремен фидбек – и позитивниот и развојниот фидбек обидете се да го испорачате непосредно откако се случила конкретна ситуација, се завршил одреден проект или клучна фаза од работниот процес. Секако, внимавајте да не давате фидбек во афект, контролирајте ги емоциите, оставете да легнат првите впечатоци, направете концепт и подгответе се, но не го одлагајте премногу разговорот со вработениот.
• Никогаш не давајте развоен фидбек пред други луѓе – фидбекот, посебно кога се работи за конструктивна критика, секогаш искомуницирајте го на состанок 1о1 со вработениот, а не пред други присутни, не дозволувајте вработениот да се почувствува како да е на тапет и непријатно.
• Обидете се разговорот за фидбек да го направите на “неутрален” терен – доколку е возможно тоа нека биде конференциска сала, наместо вашата канцеларија. Направете атмосфера во која вработениот ќе се почувствува пријатно и опуштено. Во таа смисла, доколку тоа го дозволуваат просторните можности, избегнувајте да седнете еден наспроти друг, такашто бирото би стоело помеѓу вас. Искуството покажало дека и тоа може да делува психолошки како бариера и да го засили чувството на хиерархиски однос на подреденост / надреденост меѓу вас и вработениот. Вие сте партнер во неговиот професионален и кариерен развој, па тоа пресликајте го и во физичкиот распоред на седење. Ова кај вработениот ќе го зајакне чувството дека целта на разговорот е да направите заедно план за неговиот развој.
• Осигурајте се дека разговорот за фидбек го правите во период кога и вие и вработениот имате доволно време да се посветите на истиот – кога било кој од вас брза или мислите ви се на друга важна задача или состанок кои ве чекаат после тоа, кај другиот создава чувство на недоволен интерес и посветеност и го афектира квалитетот на разговорот.
• Не чекајте само на годишното ривју, давајте фидбек континуирано и редовно во текот на целата година – годишниот разговор треба да дојде само како резиме и milestone, а не како изненадување за вработениот. Задоцнетиот фидбек најчесто има ист ефект како да не сте го дале, бидејќи е доцна да се преземе соодветна акција.
• Бидете конкретни – фидбекот треба да биде специфичен, јасен и концизен.
• Фокусирајте се на однесувањето, а не на личноста. Фокусирајте се на однесувањето (што видовте, слушнавте, кога и каде), а потоа на последиците / импактот од таквото однесување на одредени резултати, мисли, чувства или акции. На  тој начин фидбекот е објективен и е поголема веројатноста вработениот да го сфати како точка за подобрување, наместо како личен напад. На пример, наместо да се каже општо “ти си невнимателен”, треба да се опише конкретно однесување на пример, “забележав дека на состанокот на тимот додека зборуваше колегата, ти скролаше на телефон, што кај него создаде чувство на непочитување и незаинтересираност.”
• Дајте балансиран фидбек – вработениот сака да знае што прави добро, но и каде може да се подобри. Само на тој начин ќе се чувствува вистински вреднуван. Добивањето на пофалби е значајно, но ако остане само на тоа и никогаш не добие предлози и совети за подобрување, на долг рок ќе почне да се сомнева во валидноста на позитивниот фидбек. Обратно, доколку дадете само критички фидбек, вработениот на долг рок може да се почувствува фрустрирано и да се откаже заради чувството дека не може да направи ништо добро. Но, внимавајте да не ги давате двата видови на фидбек истовремено, бидејќи на тој начин можете да го збуните вработениот – природна тенденција во тој случај е тој да го слушне и запомни само позитивното, а областите за развој да останат неадресирани.
• Престанете да зборувате и активно слушајте – откако ќе завршите со вашето излагање, престанете да зборувате и дајте му простор на вработениот да ги изнесе своите ставови, аргументи, очекувања и планови за иднина, без да го прекинувате. Активно слушајте, можеби зад одредено однесување стојат информации за кои не сте биле свесни и од разговорот ќе излезете со порамнети очекувања и информации.
• Дефинирајте иден план со временска рамка – покрај транспарентност, најважната цел на фидбекот е дефинирање и преземање на конкретни акции кои ќе доведат до подобрување / развој. Самото идентификување на однесувањата и перформансите кои треба да се подобрат, како и очекувањата и аспирациите за иднина, не значи ништо ако не креирате акции за постигнување на тие цели. Притоа, водете сметка да дефинирате конкретни активности кои ќе одговорат на прашањата: Што?, Кој?, Како?, Кога?, Зошто? Ова ќе обезбеди дека договорените активности ќе бидат навистина реализирани, за разлика од ситуацијата кога се општо дефинирани, такашто на вработениот не му е јасно што точно треба да направи.
• Редовно потсетувајте ги вработените да бараат фидбек – користете ја секоја прилика да ги повикате вработените самите да побараат фидбек, секогаш кога ќе почувствуваат дека имаат потреба од тоа.

Во секој случај, давањето на фидбек има повеќекратни бенефити и за вработениот, и за менаџерот, и за компанијата. Се надевам дека посочените совети ќе ви бидат корисни за креирање на култура на континуиран фидбек во вашиот тим и организација во која наместо одбегнување, сите одвај ќе го чекаат моментот на давање и добивање на фидбек, гледајќи го како шанса за континуирано подобрување, раст и развој.

За авторот:

Мирјана Цветковска е Специјалист за човечки ресурси во Цилиндо. Има искуство како проектен координатор на ЕУ проекти, бизнис консултант и веќе 10 години е сертифициран ментор за МСП. Таа е Магистер по јавна администрација.