Интерна комуникација – точката која ја прави разликата

Колумна на Весна Коруноска, Менаџер за човечки ресурси во Лакталис Македонија

Нејзиното Височество – комуникацијата. Точката каде се прекршуваат копјата, активноста која ги разликува успешните од неуспешните, и, на крај – нештото од што зависи функционирањето и иднината на една компанија. Без драматизирање и претерување.

За надворешната комуникација се зборува често и гласно. Надворешната комуникација е нашиот глас во светот. Таа го создава нашиот бренд, таа го гради нашиот имиџ, таа ни го определува местото под сонцето. Исклучително важна. Неизбежна. Ако е правилно одработена, ни небото не е лимит.

За внатрешната комуникација сме тивки. Тоа е оној дел за кој сите сметаме дека го владееме совршено. Дека е нешто што доаѓа природно. Дека сите сме одлични во интерното комуницирање. И, тука ја утнуваме. Не сме. Напротив. Ужасно сме лоши. Зошто?

Во време кога сме преплавени со информации, кога на дневно ниво добиваме повеќе информации отколку што просечен човек, пред само дваесеттина години, добивал на месечно, некој да ви каже дека не умеете успешно да коминицирате и дека ви фалат информации е, во најмала рака, дрско, нели? Е па не е. Денес знаеме се за колегата од соседната канцеларија – каде бил на одмор, како испадлало реновирањето на викендичката,  плачело ли утрово неговото дете кога го оставал во градинка.. За колешката од другиот оддел знаеме уште повеќе (иако освен Добро утро и Довидување ништо друго не сме си кажале) – пред три дена си купила нови чизми, мајка и прави совршена пита со јаболка, син и добил прва награда на натпреварот во свирење пијано. Нели. 

Но, знаете ли која е долгорочната стратегија на вашата компанија? Кои се нејзините стратешки пазари? Која и е таргет група? Знаете ли кои се целите што треба да се реализираат до крајот на годината? Што е планот за овој месец? Зошто одреден производ/услуга веќе нема да се произведува? Знаете ли какви проблеми има одделот во кој работите? И најважно – знаете ли каква е вашата улога во нив? Сте размислиле ли што можете да сторите вие, лично, на вашето работно место, за решавање на проблемот, за излегување од кризата, за подобрување на работењето, за остварување на целите? Знаете ли како работењето на вашиот оддел е во согласност со стратешките определби на компанијата? Не баш толку многу како за мачката на колегата што секој ден ја гледате на Facebook, нели?

Времињата се менуваат. Ако пред дваесет години поседувањето на информации значело моќ и нивното споделување било најстрого забрането, денешниот свет тоа не го дозволува. Денес, во интерес на компанијата е нејзините вработени да ги имаат сите потребни информации. Зошто? Затоа што недостатокот на информации остава празен простор, сива зона, која многу лесно може да се пополни со она што не го сакате – шпекулации, невистини, параноични приказни кои ќе ги создаде средината, конкуренцијата, злонамерниците. И, многу тешко ќе се одбраните од нив.

Клучот е во навремена, насочена, доброобмислена комуникација.

Секако, постојат различни видови интерна комуникација кои треба да ги споменеме – комуникација од горе према долу, комуникација од долу према горе и хоризонтална комуникација. Клучни зборови за сите нив се: транспарентност, доверба, целисходност.

Задача на менаџментот е да ги поттикнува и негува сите видови на комуникација. Придобивките од добрата комуникација се далекусежни, влијаат на секој дел од работењето:

• Вработените ги разбираат стратешките определби на компанијата. Добро комуницираната политика на компанијата, стратегија, планови, придонесуваат вработените да знаат кои се целите, да знаат што планира да направи менаџментот за да ги постигне, како и која е нивната улога во сето тоа.
• Спроведувањето на планираните активности на дело е едноставно. Секој знае кој е неговиот дел од работата што треба да се заврши, знае дека неговата добро завршена работа е добар почеток за колегата кој работи на следната фаза, знае дека секое одложување на рокот го одложува и следниот, па целиот синџир на активности се доведува во прашање. А никој не сака да биде обвинет дека ради него пропаднало се, така?
• Информираноста создава чувство на припадност. Колку повеќе знаете за компанијата за која работите, нејзините проблеми стануваат ваши, некако, домашни. Високата сметка за струја во месец август, на работа, ви тежи еднакво како онаа домашната, во јануари. Припадноста од вас бара нешто друго, создава прашања – што можам да сторам јас за надминување/амортизирање/подобрување на оваа ситуација?
• Припадноста создава лојалност. Компанијата не е таму на некој, ваша е. Вие го произведувате производот кој стигнува до полиците на маркетите, вие сте личноста која ги извршува услугите кон коминтентите, вие сте лицето што го контактираат потрошувачите кога има некаков проблем. И, не ви е сеедно дали некој ќе го купи вашиот производ/услуга, или ќе се одлучи за оној на конкуренцијата, нели?
• Информираните вработени се чувствуваат почитувани. Шефот верува во вашата лојалност и споделил со вас информација за влез на нов пазар. Вашето мислење околу новиот производ што се планира за таму е сослушано и ќе биде применето во производниот процес. Ради вас, производот на полица, некаде таму далеку, ќе има подобар квалитет/подобро пакување/подобра можност за продажба. Сите зборуваат за тоа. И тоа е така убаво чувство J
• Информациите за тоа што се случува “долу” се нешто што менаџментот може да го дознае само од своите вработени. Доколку вработените се охрабрени да го споделуваат своето мислење, тие можат да дадат најдобри предлози за подобрување на процесите, за отстранување на тесните грла, за изнајдување решение за проблемите, затоа што, тие се таму, на лице место, една третина од својот ден, и најдобро ги познаваат нештата

Во ова време на се повеќе дигитални можности за комуницирање (e-mail, Viber, chat, социјални мрежи, интранет мрежи и тн.) најефикасен начин на комуникација сепак останува оној најстариот, лице в лице. Ниедна електронска порака, постер, видеопорака, чет, не може да ја пренесе енергијата како што тоа може да го направи добриот, стар начин на комуникација, оној во живо.

Секогаш кога тоа е можно, комуницирајте во живо. Погледнете ги луѓето во очи. Нека ве видат. Објаснете ја, на наједноставен можен начин, моменталната ситуација. Изразете загриженост. Или пофалете се (во зависност од условите, секако). Нека ви се види на лицето и радоста и загриженоста. Дека сте човек. Дека чувствувате. Дека сте живи. Дека сте еден од нив. Дека ви е потребна нивната помош, нивното мислење, нивната ангажираност.

Изложете ги јасно плановите. Кажете што имате на располагање, кажете кој е рокот, кажете што очекувате да се направи. Прашајте што мислат. Ислушајте ги. Дозволете brainstorming. Бидете присутни, свесни. Бидете рационални. Луѓето ќе знаат да го почитуваат тоа.

На крај, но не и помалку важно – определете канали на комуникација. Дефинирајте кои информации ги имате во компанијата, кој е сопственик на одредената информација (ХА, сопственик! ќе речете, но да, секој оддел има информации кои директно ги генерира) и по кои линии на комуникација истата треба да патува. Секој вработен треба да знае кому и како ќе ја пренесе информацијата што ја има. Без прескокнување на хиерархија, без мешање на овластувања, без губење на информациите во етер.

Доколку не го дефинирате ова, се соочувате со бројни проблеми:

• Доставување информации до погрешен примател. На пример, што би правел сметководител со информација дека залихата на одредена суровина во производство е при крај?
• Доставување информации на погрешно хиерархиско ниво. Како, вие можете да го информирате генералниот директор дека одреден готов производ што го продава конкуренцијата е на акција во Веро, но неговиот мејл е толку полн со други, побитни и поитни информации, што, најверојатно, нема да успее да посвети внимание на тоа што сте го кажале
• Непостапување или нестручно постапување врз основа на информациите, ради недоставување на истите на соодветно место
• Недоставување на информациите на време
• Мешање во ингеренции
• Создавање на лоша работна атмосфера

Уште ова. Добрата комуникација во компанијата е одлика на здравјето на таа компанија, како организам. Нема “темни зони” на некомуницирање, нема фрустрации, нема параноични идеи зошто и како е нештото направено. Се е транспарентно, јасно, достапно. Одлуките се донесуваат на основа на здрави, проверени информации, средината е мотивирачка, вработените се чувстуваат почитувани, а трудот и ангажираноста им се вреднувани.

Во таква средина не преживуваат шпекулации, задкулисни муабети, не можат да опстојат нереални црни сценарија, заговори, оговарања. Многу полесно и поедноставно може да се работи.