Колумна на Билјана Митева,менаџер за човечки ресурси во Семос ДОО Скопје,магистер по економски науки,NLP Practitioner
Животниот циклус на вработениот во една организација поминува низ неколку фази и секоја фаза соодветно влијае на неговото искуство (ЕX) кое што го стекнува во организацијата.
Фазите на животниот циклус на вработениот во организациите може да се систематизираат на следниот начин:
– привлекување (attraction);
– регрутација;
– вработување;
– воведување во работата (onboarding);
– развој на вработениот;
– задржување на вработениот во организацијата;
– заминување на вработениот од организацијата (offboarding).
Во оваа колумна ќе се задржам на воведувањето во работа (onboarding) и заминување на вработениот од организацијата (offboarding). Колку се тие подобро организирани толку впечатокот на вработениот ќе биде подобар. Погрешно е размислувањето дека овие фази се исклучива обврска на вработените во секторите за човечки ресурси. Вистината е дека е потребна поголема организација на процесите која опфаќа повеќе засегнати страни (секторите за човечки ресурси, менаџерот/тим лидерот, ИТ секторот и слично) во различни периоди.
Доаѓањето на нов член во организацијата е важен сегмент од неговото искуство кое што ќе го стекне во организацијата. Затоа многу е важно професионално спроведување на целиот процес на негово воведување во работата.
Onboarding процесот, односно воведувањето во работа ги опфаќа чекорите кои му возможуваат на вработениот побрзо да се вклучи во тимот и работните процеси и неговата интеграција во организацијата да се одвива непречено, бидејќи никогаш немаме можност за повторен прв впечаток. Onboarding фаза подразбира овозможување на услови за работа на нововработениот, во смисла обезбедување на место за седење, опрема која што ќе ја користи, отварање на корисничко име и лозинка, закажување на потребни обуки за работната позиција, подготовка на целокупната документација за вработување, пречек на нововработениот и слично.
Offboarding е процес кој што се спроведува кога вработениот си заминува од организацијата и има за крајна цел останување во добра комуникација со него, со надеж дека ќе остане бренд амбасадор и со задоволство ќе ја препорачува организацијата и нејзините продукти кај пријатели и познаници. Оваа фаза опфаќа повеќе чекори меѓу кои се спроведување на излезно интервју, подготвување на најразлични потврди и препораки, раздолжување со доделената опрема и примопредавање на работните задачи и слично. Многу е важно оваа фаза да се направи во пријателски дух, бидејќи не ретко се случува вработен кој што си заминал од една организација да се врати во неа како „бумеранг“ вработен.
Една техника која што може да се примени во овие фази е RACI матрицата. RACI претставува акрoним од Responsible (одговорен), Accountable (може да се смета на), Consulted (консултиран) и Informed (информиран/известен) и се применува за полесно организирање на onboarding и offboarding процесите. Преку оваа техника се овозможува делегирање на задачите по засегнати страни и следење на нивната реализација.
Кога станува збор за засегнатата страна Responsible (одговорен) се мисли на луѓето кои што ќе преземат акција за да се заврши задачата. Во овој случај можат да бидат задолжени повеќе вработени, но се препорачува да биде едно лице.
Accountable (може да се смета на) е личноста која гарантира дека задачата ќе биде завршена. Можеби директно не се вклучени во завршувањето на задачата, но служат како гарант дека задачата ќе биде завршена. Во овој случај задолжително е ова да биде делегирано исклучиво на еден член од организацијата.
Consulted (консултиран) е лице, група или позиција кои што ќе помогнат да се заврши задачата. Тие директно треба да комуницираат со лицата одговорни за завршување на задачата.
Informed (информиран) се лица, позиции или групи кои што треба да бидат информирани навремено за текот на извршување на задачите.
RACI матрицата може да биде претставена наследниот начин:
Примената на оваа матрица овозможува навремено преземање на точно дефинирани активности околу спроведувањето на onboarding и offboarding процесите, со однапред познати улоги на сите засегнати страни давајќи притоа професионален изглед на целата организација. Благодарение на матрицата лесно може да се дефинираат улогите на сите засегнати страни во спроведувањето на задачите. Од левата страна на матрицата се пишуваат задачите (тасковите) кои е потребно да се завршат (пречекување на новиот вработен, поставување опрема, отварање на корисничко име и лозинка и слично), а на десната страна се пишуваат засегнатите страни во процесите (менаџер, сектор за човечки ресурси, ИТ сектор и слично), додека во средишниот дел се пополнуваат соодветните букви (R-кој е одговорен за спроведување на задачата, C-кој треба да биде исконсултиран, I-кој треба да биде информиран, А-на кого може да се смета).
Вака поделените задачи дополнети со дигитализација на овие процеси може само да додаде вредност на организацијата. Ефикасното и ефективното спроведување на овие процеси преку користење на дигитални алатки може значително да го олесни целокупниот процес и можноста за грешка да исчезне. Вообичаено организациите овие процеси ги спроведуваат рачно преку однапред направен план. Сепак постојат софтвери за човечки ресурси кои овозможуваат дигитализација и на овие процеси и значително го забрзуваат и олеснуваат функционирањето на организациите.
За авторот:
Билјана Митева-менаџер за човечки ресурси во Семос ДОО Скопје,магистер по економски науки,NLP Practitioner
Доколку преземете содржина (статија или оглас) од 24HR задолжително наведете „Извор: 24HR“ на крајот на статијата со hyperlink кој ќе води од преземената содржина. Преземањето на интервјуа не е дозволено. Повеќе за условите за користење е наведено тука.
