Систем за следење на кандидати – ATS (Aplicant tracking system)

Колумна на Коста Глигориевски-правен и HR консултант во Gligorievski DOO

Денес, при енормно брз развој на технологијата, а особено дигиталната, секојдневно се запознаваме со новини, кои што можат да ни го олеснат секојдневието.

Новините се применливи во сите области од приватниот, но  и од професионалниот живот.

Новините се применливи речиси во сите деловни области, така да ни раководењето со човечки ресурси не е исклучок.

Подолго време на глобално ниво постојат современи, добро развиени и брзи софтверски решенија за раководење со човечките ресури, кои што доста ги олеснуваат соодветните процеси.

Речиси сите процеси и постапки кои што се применуваат во областа на човечките ресурси, се делумно или целосно дигитализирани и автоматизирани.

Еден од процесите кои што се одвиваат во човечките ресурси е процесот на регрутација.

Процесот на регрутација се состои од неколку засебни постапки – утврдување на потреба за прием на работник на соодветно работно место, изготвување и публикување на оглас за работното место, примем на апликации по огласот, селекција на кандидати, интервју на кандидати, избор на кандидат, прием и воведување во работа на кандидатот. Како таков процесот на регрутација е долготраен, троши премногу време и ресурси, што негативно влијае на исполнување на целите на компанијата.

За надминување на овие проблеми, изготвени се повеќе софтверски решенија со кои што одредени постапки се речиси целосно автоматизирани, со што се заштедува на време и ресурси, а особено делот на прием и селекција на апликациите.

Алатката (софтверското решение) за автоматизиран прием и селекција на кандидати е наречена Applicant tracking system. Овој систем е обично масивен, и покрива повеќе области, но тука ќе се задржиме само на процеот на регрутација.

Како работи системот за следење на кандидати?

На почеток во системот се вметнува огласот за барање на работник со целосен опис на работните задачи, квалификации и вештини, со што системот изготвува профил на идеален кандидат. Во зависност од поставките на системот, истиот автоматски може и да го публикува огласот на страницата на компанијата или на соодветните страни каде што се огласуваат огласите за работа.

При прием на апликациите за работа, сите апликации минуваат низ Системот за следење на кандидати. Системот веќе има меморирано профил на идеален кандидат согласно вчитаниот оглас.

Примените апликации ги расчленува по секции – лични податоци, кратко резиме, вештини, образование, работно искуство…, и потоа со напредно пребарување ги споредува клучните зборови наведени во огласот, со наведените клучни зборови податоци во апликацијата.

Наједноставно кажано ги впарува клучните збориви од двете страни, ги оценува и рангира апликантите.

Зависно од поставките на системот, истиот до регрутерот може да достови целосна ранг листа на кандидати, но може и да ги достави до регрутерот само оние што имаат софпаѓање  да кажеме со 70% со идеалниот кандидат (резултатот се дефинира од корисникот), а останатите ги отфрла.

На овој начин, регрутерот заштедува многу време кое што реално би го изгубил на прегледување на несоодветни апликации, што реално многу би му го отежнало исполнувањето на неговите цели.

Но, (секогаш постои некое НО!), овој систем не е идеален. Покрај повеќето добри страни што ги поседува, и користа што може да му ја овозможи на регрутерот и на самата компанија, овој систем има свои недостаоци, кои и тоа како можат да донесат негативни последици за регрутерот и компанијата:

• Согласно достапните информации, одредени софтверски решенија имаат проблем со вчитување на резимеата на апликантите доклку истите се доставени во *.PDF формат. Неможноста на системот правилно да ги вчита податоците од резимеата доставени во *.PDF формат (но понекогаш и од *TXT документ), допринесува за комплетно погрешно расчленување на истите, погрешно впарување, и на крај погрешно рангирање, со што може да бидат одбиени перфектни кандидати.
• Системот е така дизјниран (што не значи дека нема да биде унапреден, а особено сега со развојот на вештачката интелигенција) да најголемото внимание го посветува на прегледување и впарување на клучните зборови, а донекаде ги занемарува вештините на кандидатот. Ова е всушност и најопаснната слаба страна на системот, затоа што доколку кандидатот во апликацијата не ги навел идентично клучните зборови, односно внел друг збор или фраза со исто значење, системот истото нема да го препознае, и апликацијата ќе биде слабо рангирана, а дури и може да биде и отфрлена, со што компанијата ја губи можноста да запосли одличен кандидат. Студијата Hidden workers: Untapped Talent,  изготвена од Harward Business School, дава податок дека од интервјуираните работодавачи кои користат Систем за следење на кандидатите, 88% сметаат дека квалификувани кандидати, со високо развиени вештити, се отфрлени од страна на Системот за следење на кандидати само затоа што користеле поинаква терминологија од терминологијата користена во огласот.
• Имплементацијата на системот е скапа, така да голем број на мали и средни компании не можат да си го дозволат овој систем.

И покрај наведените недостатоци на системот (а ги има и уште), големите компании нема да се откажат од истиот, туку ќе го унапредат и ќе ја вклучат вештачката интелигенција во него.

Дотогаш, апликантите дека ќе треба буквално за секоја апликација за работа, да подготвуваат ново Резиме, да истражат кои форми на резимеа се прифатливи и препознатливи од системот за следење на кандидати, и во истото да ја користат идентичната терминологија наведена во огласот, за да ги зголемат шансите своето Резиме да го протнат во „Наредниот круг“.

Како прифатливи форми на резиме за Системот на следење на кандидати, препорачливи се две форми на резиме – Хронолошка форма или пак Хибридна форма.

Првата секција на резимето е секогаш мора да биде резервирана за личните податоци. Внимавајте овој дел да не го оптоварите со непотребни лични податоци, затоа што резимето не смее да биде премногу долго.

Продолжете со ваш краток професионален опис.

Во наредната секција опишете ги вашите вештини. Не вметнувајте вештини гои што не ги владеете. Напишете ја вистината.

Потоа преминете на вашето работно искуство. При описот на вашето работно искуство, дајте значење на вашите постигнувања.

За крај, не заборавајте – вашето резиме е првата и најбитната алатка кога барате нова работа.

За авторот: