Зошто атмосферата во компанијата е една од најважните задачи на менаџерот

Колумна на Драган Савиќ-Мастер тренер во Persolog GmbH

Како ја гледате главната улога на менаџерот на компанијата? Еднa од најважните, ако не и најважнaта, според мене, е создавање атмосфера, вистинска средина во компанијата. За жал, повеќето современи менаџери не разбираат и не чувствуваат колку е важна оваа улога.

За каква атмосфера станува збор? За неформалниот сет на расположенија и меѓусебни односи, емоционалната клима во друштвото, невидливите врски меѓу членовите на колективот. Во некои случаи, атмосферата во компанијата има посилно влијание врз бизнисот, ефикасноста и продуктивноста на вработените, како и нивното задоволство од работата, отколку официјалните односи и корпоративните стандарди.

Замислете компанија во која работат 500 луѓе. Тоа се 500 ега и исто толку претензии, идеи за работата, нејзините цели, менаџерот, различни и спротивставени мислења за кариерата и напредувањето, амбициите. Меѓу овие луѓе може да бидат оние со „тешки“ карактери, оние кои ќе се обидат да се натпреваруваат неправедно штом ќе добијат шанса, експерти склони кон агресија или оние со различни трауми од претходните работни места или со нереални убедувања во кариерата.

Една од најважните функции на менаџерот е да создаде атмосфера на доверба и психолошка сигурност, соодветна емоционална клима и поволна средина за работа на сосема различни луѓе.

Кои се клучните моменти на кои менаџерот треба да внимава за да создаде поволна средина во компанијата?

1. Фокусирајте се на соработката, а не на конкуренцијата

Ќе ви раскажам вистинска приказна од моето искуство. Работев со клиент кој беше сопственик и генерален менаџер на регионална компанија. Во оваа фирма сопственикот вработил двајца заменици, сериозни професионалци во својата област и им доделил четири одделенија. На почетокот двајцата соработуваа одлично, а работата во компанијата се одвиваше многу хармонично, што позитивно се одрази на атмосферата и интеракцијата меѓу вработените.

Сепак, некој му ја шепнал на сопственикот идејата дека конфликтот во компанијата може да придонесе за подобра продуктивност на вработените. За жал, наместо да се обиде да ги реши потенцијалните несогласувања со нив поединечно, сопственикот реши да се соочи со нив, како замена, на првиот неделен состанок. Тој побара од замениците да ја оценат работата на вработените во другите ресорси, велејќи: „Кажете го како што е, што не ви се допаѓа, бидејќи критиките и излегувањето на виделина на недостатоците се важни за развојот на компанијата.

Со чувство на нелагодност во тој момент, гледав како замениците даваат неколку забелешки за работата на другиот сектор. Сопственикот во малку еуфорија решил оттогаш на состаноци отворено да си ги изнесуваат грешките. Иако изгледаше како добра идеја, на замениците им даде можност да ги откријат недостатоците, што го направија зборувајќи за проблеми во продажбата и магацинскиот систем од една страна и набавки и финансии од друга страна. Тој ден од канцеларијата на сопственикот излегоа двајца непомирливи непријатели. Тоа не беше натпреварување, туку војна која започна.

Еден месец подоцна, компанијата беше поделена на два завојувани табори. Двете страни не зборуваа само за меѓусебните проблеми, туку ги создадоа. Конечно, по уште еден месец, сопственикот најмил скап надворешен консултант за да се обиде да ја поправи ситуацијата.

2. Наведете личен пример

Каков е менаџерот – таков е и неговиот тим. Вработените се огледало на менаџерот, неговите професионални и лични квалитети, неговиот однос кон работата, неговите луѓе и клиенти, неговите недостатоци и предности. Постапките и однесувањето на менаџерот влијаат на тимот и нивниот однос кон работата повеќе од стотици негови наредби и изјави.

Замислете ја ситуацијата. Состанок на кој се присутни раководители на сектори и секторите, а на него зборува директорот на компанијата. Тој објаснува дека, во светлината на зголемената конкуренција на пазарот, менаџментот и вработените треба да се однесуваат со клиентите многу внимателно и со големо внимание. Ако клиентот му постави прашање на вработен во просторот за продажна сала, целото внимание и енергија на тој вработен треба да биде насочено кон неговото величество на клиентот.

Потоа директорот објаснува колку клиентот е важен за компанијата, ги споделува своите размислувања за фактот дека клиентите се всушност сопственици на компанијата. Сите внимателно слушаат и ја разбираат сериозноста на менаџерот. Во тој момент, средбата ја прекинува асистентот, менаџер на канцеларија, кој на директорот му кажува дека незадоволниот клиент нетрпеливо бара средба со него. Директорот грубо одговара: „Немам време, нека прати мејл“ и свртувајќи се кон тимот, ја продолжува својата приказна за важноста на клиентите.

Точност, однос кон работата, чистота на работното место, употребени зборови во секојдневната комуникација, интелектуално ниво на хумор – во сето тоа менаџерот е директен пример за својот тим. И сето тоа заедно создава атмосфера која не може да се создаде со никакви наредби и документи.

 3. Гарантира психолошка безбедност

Што значи тоа? Во компаниите, покрај формалната структура, постои и неформален дел кој без соодветна контрола од страна на менаџерот може да стане алтернативна опасна алатка за менаџментот на компанијата. Најчестиот негативен облик на оваа појава е мобингот, кога група луѓе, поврзани со различни карактеристики, врши психолошки притисок врз оние чие мислење не се согласува со нивното или оние со кои се натпреваруваат.

Микрокултурите, непишаните правила кои се разликуваат од општата компаниска култура, можат да се формираат во одделенијата. На пример, тим за продажба, воден од идејата дека „ние сме одговорни овде, затоа што внесуваме живи пари“, може да се смета себеси за елита и да се однесува арогантно кон другите, подеднакво важни членови на тимот.

Не сите професионалци се силни борци со силен психолошки имунитет за борба или притисок. Како резултат на тоа, кога во компанијата, поради слабоста на менаџерот, има различни фракции, има конфликти, шеги, отворени и скриени конфликти. Експертите кои не знаат како и не сакаат да се борат, тивко ќе ја напуштат компанијата.

4. Управувајте со себе и контролирајте ги емоциите

Замислете ја ситуацијата. Менаџерот имал лош почеток на денот: неговиот возач доцнел, се заглавил во сообраќаен метеж на пат кон канцеларијата и на крајот задоцнил на важен состанок. Минатата недела беше тензично, имаше проблеми со државните органи. Во канцеларија доаѓа нервозен и напнат менаџер, ги собира раководителите на секторите и остро ја критикува нивната работа. Откако добија опомена од директорот, тие последователно ги собираат своите подредени и изнесуваат низа остри критики за нивната работа. Бранот на грубост, незадоволство и нервоза допира до самото дно, особено кај луѓето кои секојдневно се во контакт со клиентите.

До пладне, иритацијата на менаџерот поминува. Додека го пие попладневното кафе, таа размислува како се е во ред и дека и овој период ќе помине. А семето на негативните емоции, посеано во првата половина од денот, веднаш вроди со плод: на тој ден, неколку илјади клиенти на компанијата комуницираат со незадоволни, иритирани и навредени вработени во компанијата. Да не зборуваме за општиот бран на внатрешно незадоволство во компанијата.

5. Да бидеме фер

Најдобрата мотивација за вработените е праведноста. За луѓето да веруваат дека се е фер, односите со вработените, одлуките за унапредување, критериумите за сместување на работни места мора да бидат јасни, едноставни и транспарентни. Сè додека менаџерот не ги објаснува своите постапки и одлуки, вработените имаат право да ги толкуваат според нивното знаење и поглед на светот. Менаџерот треба да користи различни технички и дипломатски можности за да ги пренесе своите размислувања, идеи и објаснувања за одлуките на вработените.

Друг аспект на правдата е недвосмисленоста на одлуките. Луѓето треба да веруваат во праведен лидер кој е секогаш објективен, кој нема фаворити и нема критериуми за оценување на работата на вработените, освен за работни резултати и само-подобрување.

Важен аспект на правичноста е и тоа што никогаш не изразувате негативни мисли за некој од вработените или менаџерите во присуство на други. Луѓето треба да бидат сигурни дека менаџерот ја почитува репутацијата на секој од нив, дури и кога тие не се присутни.

Компанијата е организам во кој неформалниот и непишаниот дел има посилно влијание од формалниот. Можеме да ја споредиме компанијата со санта мраз. Делот што е видлив над водата се стандарди, процеси, процедури, правила. Тие се видливи со голо око. Главниот дел е под вода, невидлив, но е поголем и повлијателен.

Ќе го илустрирам со пример од моето искуство. Сопственикот и директорот на компанијата со која работев наложија да ги развијат сите потребни официјални документи: работни обврски, код, стандарди, процедури. Еден од клучните зборови во тие документи беше „тим“, беше нагласена важноста од координирана работа со другите сектори.

Во реалноста, тој не направи буквално ништо за да го направи колективот кохерентен механизам. Еднаш слушнав викање во ходникот од канцеларијата на директорот за продажба. Отидов таму и сфатив дека има силна расправија помеѓу директорот за продажба и финансии. Ги смирив, а следниот ден му кажав на сопственикот за ситуацијата и му реков дека ако топ-менаџерите се расправаат, под итно да го реши проблемот. Неговиот одговор беше: „Го замолив шефот за финансии сериозно да разговара со директорот за продажба. Нека се караат – така меѓусебно ќе ми пренесуваат информации еден за друг“.

Сите корпоративни документи јасно опишуваа како треба да функционира тимот, но во реалноста сè беше токму спротивното.

Совети до менаџерите како да се создаде вистинска атмосфера во компанијата

1. Разберете и прифатете ја вашата голема улога и одговорност како лидер во создавањето хармонична атмосфера. Вие сте лично одговорни за атмосферата во компанијата.
2. Разберете и прифатете дека создавањето атмосфера е секојдневна, внимателна работа, а не еднократна акција или издавање наредба/уредба. Официјалните документи или корпоративните стандарди можат да ја поддржат атмосферата, но никогаш не можат да ја заменат.
3. Држете го вашиот прст на пулсот на расположението на членовите на тимот и нивните меѓусебни односи. Следете ги сите триење, можни конфликти и недоразбирања меѓу членовите на тимот и навремено интервенирајте за да спречите влошување на односите меѓу страните и одење во негативна насока.
4. Бидете многу внимателни кога избирате луѓе за вашиот тим. Понекогаш директната корист од многу сериозен специјалист може да биде помала од штетата што ја прави на тимот поради неговите лични карактеристики. Наједноставниот пример е експерт кој добро си ја знае работата, но создава раздор во тимот.
5. Охрабрете ги луѓето слободно да ги изразуваат своите мисли, идеи, предлози, да покажат иницијатива и никогаш да не реагираат површно или без почит на нивното изразување на мислење. Кога некој од тимот ќе направи грешка, не разговарајте за нивната личност или ситуација, туку извлечете заклучоци заедно и помогнете му да ги исправи своите грешки. Никогаш не дозволувајте некој од тимот да врши притисок или судење, да покажува несериозен став или непочитување кон некого за време на состаноци или дискусии. Сето ова заедно придонесува за создавање на психолошки безбедна и стабилна атмосфера.
6. Доследно применувајте се што кажувате и барате од вашите вработени. Бидете личен пример во односите со клиентите, членовите на вашиот тим, точноста…
7. Не дозволувајте создавање на култ на моќ во компанијата. Луѓето не треба да комуницираат едни со други од позиција на моќ, агресија и да спречуваат каква било форма на притисок или токсични односи. Ако еднаш молчите, испраќате порака дека таквото однесување е дозволено и дека во иднина нема да реагирате.
8. Бидете сигурни да инвестирате во развојот на меките вештини на вашите вработени. Еден од главните проблеми во комуникацијата во современиот бизнис, кој директно влијае на атмосферата во компанијата, е неможноста на вработените да зборуваат, да ги изразат своите мисли, да ги разбираат и сочувствуваат со другите луѓе.
9. Атмосферата на компанијата е невидливиот подводен дел од ледениот брег на кој се темели ефикасноста, лојалноста на членовите на тимот и успехот на бизнисот. Менаџерот треба да ја разбере и прифати својата одговорност за атмосферата, а потоа со личен пример, постојана работа и правичен однос кон луѓето, ќе создаде силна основа за стабилен и успешен бизнис.

И последно, но не и најмалку важно,

10. Користете Persolog. Како Персолог може да им помогне на менаџерите да создадат позитивна атмосфера во тимот?