Колумна на Ивана Кајеска – дипломиран психолог при Филозофскиот факултетот во Скопје, HR ентузијаст и вљубеник во современата психологија, со 5 годишно искуство како полициски службеник во Министерството за внатрешни работи.
„Па… што правиш деновиве, со што си зафатен?“ Дали често го слушате ова прашање? Или само кога настанува непријатна тишина помеѓу вас и соговорникот? Ако го препрочитате ова, ќе забележите дека тоа не е само обично, неемотивно, просечно прашање. Престанете со она што го правите за момент и запрашајте се, со што сте зафатени деновиве? Претпоставувам дека ќе му го поставите ова прашање на некој што го познавате, на некој кој знае што правите и е љубопитен за вашата пасија.
Што ако сте заборавиле на слободното време? Изјавата „ Денес имав многу продуктивен ден“, на пример, лесно може да се замени со „Јас сум под стрес“. Не правете грешка да размислувате за слободата како луксуз. За подобро да управувате со организацијата на задачите, бидете свесни за вашите граници, особено за оние што не можете да ги контролирате.
Мултитаскингот е неопходна вештина во денешно време, но не може да ве направи ефикасни во сè и често може да доведе до исцрпеност или да ги забави вашите ментални перформанси и да ја намали вашата продуктивност. Дали некогаш сте биле загрижени дека вашата продуктивност не е доволно висока? Дали сметате дека станувате се повеќе преоптоварени и немотивирани?
Запомнете: Вашиот ден има 24 часа.
На пр.: Замислете дека имате 3 задачи што треба да ги завршите, но едната задача е нешто што постојано го одложувате бидејќи е здодевна или одзема премногу време, но важна да се заврши во брз временски рок, а другите две се интересни, но не се толку итни за да бидат брзо завршени.
Кои се вашите стратегии? Дали имате потешкотии да се одлучите? Матрицата за Важно/Итно е одлична алатка која ќе ви помогне при одлучување и ќе ја редуцира прокрастинацијата.
Што е Ајзенхауерова матрица за одлуки?
Двајт Д. Ајзенхауер изјавил: „Имам два вида проблеми: итен и важен. Итните не се важни, а важните никогаш не се итни“. Тоа е едноставна алатка за донесување одлуки која ви помага да направите разлика помеѓу задачите што се важни, неважни, итни и не итни.
- Задачи кои се „важни“ или „итни“
Овие имаат највисок приоритет и треба да бидат ваш главен приоритет да ги завршите што е можно поскоро. Со правење план, можете значајно да го намалите бројот на активности кои често ги завршувате во последен момент. - Задачи кои се „важни“, но не и „итни“
Ова се важни долгорочни цели и задачи кои сè уште немаат цврст рок. Треба да ги распоредите по важност, почнувајќи од најитните, секако, откако ќе завршите сè во квадрантот „Направи“. Ова се активностите кои ќе ви помогнат да ги постигнете вашите лични и професионални специфични цели и обично ќе ви одземат повеќе време.
- Задачи кои се „не важни“, но „итни“
Ова се задачите што можете да ги предадете на други или да си ги препишете самите на себеси доколку е потребно и доколку имате повеќе време на располагање, но само откако ќе се завршат задачите од првиот и вториот квадрант. Треба да знаете дека овој тип на обврски може да ве спречат да ги постигнете вашите цели, доколку ги правите на долгорочно време. Затоа, научете како учтиво да кажете „не“ и објаснете зошто не можете да го сторите тоа.
- Задачи кои се „неважни“ или „не итни“
Овие задачи се сместени во квадрантот „Избриши“ затоа што треба да ги елиминирате или намалите. Овие активности се само одвлекување на вниманието – избегнувајте ги ако е можно.
Матрицата за Итни/Важни задачи, може да ви помогне брзо да идентификувате кои активности треба да ги маркирате како приоритет, а кои треба да ги игнорирате. Но, во секојдневието и приватниот живот, мора да знаете дека ништо не е толку итно како она што вам ви е најважно.
Сепак, од голема важност е и подготовката на список со задачи кој ќе ви помогне да ги визуелизирате истите, но нема да биде толку ефективно доколку не знаете колку време ќе биде потребно за да ја завршите секоја од нив. Управувањето со времето е збир на вештини кои можат да се зајакнат со текот на времето. Како што сите знаеме, правењето една работа во исто време е најбрзиот начин да се постигне повеќе, но нам природата ни дала способност да се фокусираме на повеќе задачи одеднаш, па потребно е да научиме како правилно да го користиме тоа, без да се доведеме во стресни ситуации, кои ќе доведат до појавување на психосоматски проблеми. Отстранувањето на сите дистракции и фокусирањето на задачи со слични карактеристики и содржини е најдобриот начин да се постигне ова без замор, напнатост или притисок.
10 совети за успешен мултитаскинг:
- Направете список со задачи
- Пресметајте колку време ќе биде потребно за да се постигне целта
- Научете да управувате со времето
- Избегнувајте дистракции
- Научете да се сконцентрирате
- Надгледувајте ја вашата работа
- Планирајте однапред
- Работете на поврзани задачи заедно
- Правете пауза
- Дајте приоритет на задачите
Ако го контролирате минатото, ќе ја контролирате иднината, но ако управувате со сегашноста, можете да влијаете и да го контролирате минатото. Научете како да им дадете приоритет на вашите обврски и запомнете дека целта без план е само желба!
За авторот:
Ивана Кајеска е дипломиран психолог при Филозофскиот факултетот во Скопје, HR ентузијаст и вљубеник во современата психологија, со 5 годишно искуство како полициски службеник во Министерството за внатрешни работи.
Доколку преземете содржина (статија или оглас) од 24HR задолжително наведете „Извор: 24HR“ на крајот на статијата со hyperlink кој ќе води од преземената содржина. Преземањето на интервјуа не е дозволено. Повеќе за условите за користење е наведено тука.
