Систем за управување со перформанси (Performance management system)–Да или не?

Колумна на Коста Глигориевски-правен и HR консултант во Gligorievski DOO

Секоја компанија се стреми да ги реализира својата Мисија и Визија. За таа цел, користи најразлични алатки и помагала во целиот делокруг на своето делување.

Една од најзначајните карики во целиот целиот деловен процес се вработените, односно нивните квалификации, вештини и остварени резултати.

Поради тоа, компаниите се стремат да создадат јаки тимови, кои што пред се имаат стекнато соодветни вештини неопходни за реализацијата на Мисијата и Визијата на компанијата, но истовремено да изнајдат соодветна алатка и како да ја следат нивната ефикасност, односно реализација, и да овозможат нивно унапредување, промовирање и наградување.

Една од тие алатки е и Системот за управување со перформанси.

Системот за управување со перформанси е доста комплексен систем, кој во себе вклучува и субјективни елементи, и затоа тој треба правилно да се дизајнира, имплементира и применува. Најважно за овој систем е да биде така дизајниран, што менаџментот ќе може лесно да го применува, а вработените ќе го прифатат и поддржат.

Што претставува всушност Системот за управување со перформансите?

Системот за управување со перформансите е алатка за управување и оценување на перформансите на работниците во една компанија. Целта на овој систем е да се обезбеди вработените да ги остваруваат утврдените цели и да се подобри ефикасноста на компанијата во целост.

Овој систем е составен од повеќе засебни процеси, кои што меѓусебно се поврзани и се надополнуваат:

1. Утврдување на цели – Менаџментот на секоја компанија, мора точно да ги утврди целите, односно задачите на вработените.

Уште подобро доколку истите ги утврди во соработка со вработените.

Како и да е, целите мора да бидат утврдени на начин што истите ќе бидат прецизно дефинирани, лесно разбирливи, остварливи, мерливи, и врзани со одреден рок, односно треба да утврдат таканаречени „SMART“ цели.

SMART е кратенка користена во терминологијата на англиски јазик – S – Specific (конкретни и јасни цели), M – Measurable (Мерливи), A – Achievable (Остварливи), R – Relevant (Релевантни за секоја работна позиција),  T – Time Bound (Со утврдени временски рокови).

Вака увтрдените цели, а особено ако се утврдени во соработка со вработените, овозможува вработените да се вклучат во самата компанија, да се осетат ценети, и она што е најважно – да имаат влијание врз своите цели, истите да ги  разберат, прифатат,  и реализираат.

Ваквиот начин на поставување на целите на компанијата, всушност е основа за одлична соработка и комуникација меѓу менаџментот и вработените, овозможува поставување на реални и остварливи цели за вработените, а истовремено ја јакне довербата на вработените во компанијата и дополнително ги мотивира за остварување на нивните цели.

2. Планирање на реализацијата – Со планирање на реализацијата точно се дефинираат Клучните индикатори на перформансите, текот на реализцијата, неопходните средства за работа, материјали, дополнителни средства за работа, самите вработени, дополнителни обуки на вработените, како и временската рамка. Обично се планира реализацијата за еден тим, а лидерот на тимот ги планира активностите на вработените членови на тимот.

Што всушност се постига со планирањето на реализацијата?

– Со планирањето на реализацијата веќе утврденте цели се изедначуваат со глобалните цели на компанијата, се следат и по потреба се ревидираат, со цел да се задржи нивната релевантност и оправданост;

– Се дефинираат сите потребни ресурси неопходни за реализацијата на целите преку следење на клучните индикатори на перформансите;

– Се утврдува динамички (термински) план; и

– Се делегираат надлежностите.

3. Следење на реализацијата – Овој процес задолжително мора континуирано да се одвива затоа што истот дава многу важни показатели за самата реализација и продуктивноста. Доколку процесот континуирано тече, овозможува на менаџерскиот тим навремено да ги согледа сите отстапувања од планот за реализација, а со тоа навремено да реагира – да го ажурира планот, да зголеми односно намали ресурси, и најважното – директно да комуницира со вработените на начин што ќе укаже на отстапките од планот, но и ќе даде соодветни насоки, напатствија, дури и кратки обуки со цел подобрување на реализацијата и зголемување на ефикасноста.

Корисна алатка за следење на реализацијата поединечно по работник, но и понатаму за оценување на работникот, е Листата на сработени часови (Hours Done Sheet). Во неа работникот ги внесува добиените задачи и датумот на добивање на задачите, датумот кога е завршена задачата и потрошените часови. Иако за одреден број на ХР професионалци оваа алатка е застарена, истата сепак е премногу користна и не треба да се запостави, особено онаму каде што нема квантитативно мерливи показатели.

Со примената на овој процес, накратко кажано, се обезбедува стекнување на вистинската слика во реално време за реализацијата и продуктивноста во компанијата.

4. Оценување на перформансите на вработените – Со овој процес, практикувајќи ги претходно добиените согледувања од погореопишаните процеси, се врши оценувањето на переформансите (успешноста и ефикасноста) на работникот.

Оценувањето мора да биде максимално објективно, но и предвид да се земат сите фатори кои влијаеле на перформансите на работникот. Пред се, треба да се потврди дека на работникот навремено му се обезбедени сите услови за работа (машини, алатки, соодветни материјали), затоа што истото директно влијае на самата успешност и ефикасност на работникот.

Доколку се утврдат одредени пропусти направени од страна на работодавачот, истото никако не смее да се стави на товар на работникот.

Оценувањето на перформансите на работникот е полесно доколку работникот има нормирана работа или утврдени таргети, на пример агент за продажба во текот на 1 (еден) месец мора да продаде 10 (десет) единици производ, или пак кај корисничката поддршка, секое барање мора да биде квалитетно одговорено за 24 (дваесет и четири) часа по прием на истото.

Онаму каде што нема нормирана работа, оценувањето на успешноста на работникот се врши комбинирано, со примена на повеќе показатели, обично квалитативни.

Без разлика дали станува збот за нормирано или ненормирано работно место, покрај сознанијата добиени од претходните процеси, за добивање на објективни резултати, потребна е и примена на Правилото 360 степени.

Правилото 360 степени значи добивање на сознанија за перформансите на работникот од повеќе страни – преку самооценување, листата на сработени часови, интервју 1 на 1, оценување од страна на колегите, оценување од страна на клиенти… Овој начин овозможува да се согледаат силните и слабите страни на работникот, кое што пак сознание значително ќе помогне за натамошен развој и унапредување на работникот.

Неретко при оценување на перформансите на работникот, покрај текстуалниот опис, се користи графиконот попознат како Метод на 9 полиња.

Основниот модел на Графиконот содржи девет полиња, со предефинирани квалификации, а во едно од полињата се вметнува оценуваниот работник согласно оценката на неговите перформанси.

Предефинираите квалификации на полињата со тек на време еволуираат, така може да се сретнат графикони со најразлични предефинирани квалификации, кои што сепак повеќе или помалку имаат исто значење. Ovoj графикон дава брз и сликовит приказ на перформасите на оценетиот работник.

Во прилог на сликата подолу, е прикажан основниот графикон.

5. Комуникација со работникот, насоки и допонителни обуки – По извршеното оценување на перформансите на работникот, менаџерот ги презентира резултатите од оценката на перформансите на работникот.

Комуникацијата треба да биде со пријателски тон, со позитивен пристап, треба да се нагласат позитивните и силните страни, а воедно да се увтрди и полето каде што работникот со дополнителни насоки или пак дополнителна едукација ќе може да ги подобри своите перформанси.

Ова е многу важен сегмент од целиот Систем за управување со перформанси, затоа што правилната комуникација со работникот може да доведе до негово мотивирање и многу брзо унапредување на неговите перформанси.

6. Пофалба и награда – Последниот процес од системот за Управување со квалитет, е процесот за пофалба и награда, кој што е многу значаен за мотивацијата на вработените.

Успешната работа на работникот секогаш мора да се пофали или награди, а доколку ги натфрли и очекувањата задолжително мора да се награди. Ваквата постапка ќе му влее дополнителна самодоверба на работникот, ќе се почувствува како важен дел од компанијата, ќе добие дополнителен мотив, а воедно ќе шири и позитивна енергија во работното окружување, која што исто така е круцијална за компанијата во целост.

Кога веќе е стекната слика за тоа што претставува системот за управување со квалитет, не ретко се поставува прашањето ДА или НЕ за воведување на Систем за управување со квалитет.

Системот за управување со перформанси, секако не е совршен. Има свои добри и лоши страни. Дел од нив се прикажани во споредбената табела подолу:

Добри страни

Лоши страни

·       Точно се утврдени задачите на работниците и точно се знае што се очекува од нив; ·       Следливост на реализацијата на целите на компанијата; ·       Зголемена комуникација со вработените и можност за унапредување на нивните перформанси, но и можност за согледување на непродуктивните работници и нивно заменување; ·       Можност за напредок во кариерата,

·       Имплементацијата и управувањето со истиот бара време и дополнителен ангажман ·       Може да создаде натпреварувачка средина каде што ќе настрада тимската работа; ·       Оценувањето многу лесно може да биде субјективно, а ако е такво, веднаш е демотивирачко и разочарувачко; ·       При оценувањето може да се случи да се занемарат (заборават) одредени позитивни карактеристики на работникот, што секако ќе биде разочарувачко.

Во ваква констелација на добри и лоши страни на Системот за управување со перформанси, при неговото дизајнирање и имплементација, особено значајно е максимално да се исползуваат добрите страни, а лошите страни да се ублажат и минимализираат. Само доколку се постигне ваков баланс Системот за управување со перформанси ќе биде прифатен од страна на работниците, а воедно и ќе ги даде посакуваните резултати.

И за крај, одговор на прашањето – Систем за управување со перформанси, ДА или НЕ? Доколку правилно се дизајнира и имплементира, секако ДА.

За авторот: