Воведувањето нова HRM платформа често се доживува како техничка задача. Меѓутоа, во пракса тоа е многу повеќе од инсталирање софтвер и внесување податоци. Имплементацијата на HRM решение е стратешки чекор што влијае врз секојдневната работа на HR тимот, но и на целата организација. Тоа е можност да ги унапредите процесите, да ја намалите административната оптовареност и да ослободите време за она што е суштината на HR – луѓето.
Во продолжение ви претставуваме преглед на чекорите и придобивките што ги носи имплементацијата на HRM платформа, како и совети како целиот процес да помине непречено.
Податоците што веќе ги имате
Секоја имплементација започнува со податоци. Тие се основата на секој HR систем и појдовна точка за понатамошна работа. Без квалитетни податоци, ниту еден систем, колку и да е напреден, нема да може да ја даде својата целосна вредност. Затоа, првиот чекор при воведување на HRM платформа е можност да се застане, да се направи кратка ретроспектива и да се потврди дека податоците што се внесуваат навистина ја отсликуваат реалноста на вашата организација. Самата одлука да воведете HRM платформа е вредна можност да:
- ги прегледате информациите што ги поседувате,
- ја проверите нивната точност,
- ги ажурирате,
- ги дополните доколку нешто недостасува.
Нашиот тим ве води низ овој процес, така што ниту еден важен податок нема да остане заборавен. На крајот, добивате систем што навистина ја отсликува вашата организација – ажуриран, целосен и подготвен да работи за вас.
Практичен пример: Доколку имате Excel фајлови со податоци за вработените што се водат со години, многу е веројатно дека податоците не се усогласени – еден документ има точни адреси, друг не. Имплементацијата е идеален момент сè да се обедини, исчисти и стандардизира. Резултатот не е само функционален систем, туку и квалитетна база на податоци што може да послужи за анализи, планирање и донесување одлуки.
Полесен почеток со шаблони и автоматизација
Кога податоците се подготвени, следи нивниот внес во системот. Ова може да изгледа како технички предизвик, но со едноставни шаблони процесот станува брз и прецизен.
Автоматизираниот внес на податоци:
- значително ја намалува потребата од рачно внесување,
- го забрзува процесот на имплементација,
- го намалува просторот за грешки.
Ова е особено важно за HR тимовите кои веќе се преоптоварени со оперативни задачи. Целта е да ве растовариме и да ви овозможиме да се фокусирате на луѓето, а не на табелите.
Пример од пракса: Една компанија со околу 500 вработени успеа за само 4 месеци да ги исчисти податоците за вработените, да подготви шаблони за внес на податоци и потоа да започне со користење на CoreHR модулот на FledgeWorks HRM платформата. На тој начин, HR тимот доби нова енергија, а наместо работа со бескрајни табели, фокусот се стави на развојот и поддршката на вработените.
Тимска работа и јасен план: состаноци за следење на напредокот
Имплементацијата на HRM платформа не е процес „постави и заборави“. За системот навистина да заживее во пракса, потребни се јасна комуникација и континуирано следење. Затоа организираме редовни проектни состаноци со клиентите.
На тие состаноци:
- го следиме напредокот на проектот,
- ги разгледуваме специфичните потреби на вашата организација,
- ги усогласуваме процесите и функционалностите,
- постепено ги обучуваме административните корисници за самостојно користење на системот.
Ваквиот пристап спречува HRM платформата да стане „уште еден софтвер“ што никој не го користи. Наместо тоа, таа станува алатка што тимовите со задоволство ја користат, затоа што реално им ја олеснува работата.
Дополнителна придобивка: Преку овие состаноци често се идентификуваат и дополнителни потреби на компанијата, како евиденција на сертификати, управување со работното време или интеграција со пресметка на плати, кои лесно се вклучуваат во проектот.
Едукација и оспособување на корисниците
Еден од најважните сегменти на имплементацијата е обуката. Не е доволно само да се постави системот и да им се предаде на корисниците. Клучно е тие да разберат како функционира и како може да им ја олесни работата.
Организираме обуки за HR администраторите, додека за менаџерите на тимови и вработените кои ќе ги користат self-service функционалностите (на пример, барање за одмор) подготвуваме PDF и видео упатства.
На овој начин, платформата не останува „мистерија“ резервирана за IT, туку станува алатка во рацете на сите вработени. Тие брзо ги согледуваат придобивките – од побрз процес на поднесување барања, преку транспарентно следење на состојбата со одморите, до намалување на документацијата и времето на чекање.
Кога луѓето се чувствуваат оспособени и кога гледаат дека системот им заштедува време, подготвени се да го користат и да го поддржат неговиот понатамошен развој.
Типични пречки и како да се надминат
Како и секој проект, така и имплементацијата на HRM платформа може да се соочи со предизвици. Најчести се:
- Недостаток на време кај HR тимот – решението е фазна имплементација и максимална автоматизација.
- Отпор кај вработените кон промените – обуката и јасното комуницирање на бенефитите го намалуваат отпорот.
- Недостаток на поддршка од менаџментот – важно е лидерите активно да го поддржат проектот, бидејќи станува збор за организациска промена, а не само техничка.
- Различни податоци во различни документи – процесот на чистење и стандардизација на податоците го решава овој проблем.
Секој предизвик е решлив кога постои јасен план и поддршка од тимот. Токму тука доаѓа до израз искуството на имплементаторите – тие знаат како да ги препознаат потенцијалните ризици и да ги спречат уште пред да станат проблем.
Тука сме за вас – на секој чекор
Од првиот ден на имплементацијата, па и долго по нејзиното завршување, нашиот тим на имплементатори, HR консултант и техничка поддршка ви стојат на располагање. Без разлика дали имате прашање поврзано со функционалностите или сакате совет за следниот чекор – ќе добиете брз и конкретен одговор
Важно е да се нагласи: имплементацијата не завршува со последниот ден од проектот. Дури кога тимовите ќе почнат да ја користат HRM платформата во секојдневната работа, се појавуваат дополнителни прашања и потреби. Затоа поддршката е клучна.
Нашата цел не е само да „инсталираме“ систем, туку да обезбедиме тој да стане дел од вашето секојдневие и навистина да донесе резултати.
Што добивате по имплементацијата?
Кога процесот успешно ќе заврши, придобивките се видливи уште од првиот месец:
- побрзи и попрецизни процеси,
- помалку администрација и рачен внес,
- подобра аналитика и увид во податоците,
- задоволство кај HR тимот бидејќи има повеќе време за стратешки иницијативи,
- подобра соработка меѓу HR, менаџерите и вработените.
На долгорочен период, HRM платформата придонесува кон модернизација на целокупното работење и кон создавање организација подготвена за иднината, каде што транспарентноста, брзината и доверливоста стануваат нова норма.
Заклучок: имплементацијата како стратешки потег
Имплементацијата на HRM платформа не мора да биде стресна и комплицирана. Со правилен пристап, таа станува важен стратешки чекор кон помодерен, поефикасен и поагилен HR.
Секоја компанија има свои специфики, но заедничкиот именител е секогаш ист – кога ќе се намали административниот товар, се отвора простор за суштината на HR: луѓето, нивното задоволство и нивниот развој.
Доколку размислувате за следниот чекор, тука сме да го направиме заедно.
Резервирајте бесплатна демо презентација и уверете се како FledgeWorks HRM платформата може да го унапреди вашиот тим и процесите.
_________________________________________________________________________________
За авторот:
Коста Лазички е Country Director во FledgeWorks Serbia, со долгогодишно искуство во дигитална трансформација на HR процеси и имплементација на FledgeWorks HRM платформата. Работи со компании од различни индустрии, помагајќи им да ги унапредат HR практиките, да ја намалат администрацијата и да изградат поефикасни и поодржливи организации.
👉 Резервирајте FledgeWorks демо презентација тука
