Како до успешна интерна комуникација во компанијата?

Колумна на Антица Павлеска – дипломиран правник и магистер на организациски науки и стратегиски менаџмент на човечки ресурси, со повеќегодишно професионално искуство во областа човечки ресурси, вљубеник во професијата, луѓето и природата.

Успешната комуникација во компаниите е од приоритетно значење за вработените во одделите за Човечки ресурси и менаџерски позиции и има големо влијание врз продуктивноста на компаниите, заштедата на трошоци и позитивната работна атмосфера.

Што претставува методот на интерна комуникација и како до успешна интерна комуникација во компанијата?

Методот на интерна комуникација во компаниите претставува најдобар можен начин на запознавање на вработените со политиките на компанијата, преку информирање, ангажирање, мотивирање и влијание врз луѓето кои работат на сите нивоа во компанијата.

За да се воспостави успешна интерна комуникација во компанијата на секое ниво, потребно е проценка и избор на метод на интерна комуникација кој е соодветен, јасен и ефикасен за успешен и навремен проток на информациите.

Кои се најчесто користени видови на интерна комуникација во компаниите?

Комуникација за лидери од Врвот-Надолу

Секоја компанија имала ситуации во кој одредена информација имало потреба да биде пренесена од менаџментот до сите вработени во компанијата, како еден вид генерална објава.

Комуникација во кризна состојба

Овој тип на комуникација се користи кога информацијата е потребно да биде пренесена брзо, со цел да се заштитат вработените, да се намали ризикот и да се намали влијанието. Преносот на информацијата може да се врши преку повеќе канали на информирање (пр. внатрешен net за вработените во компанијата, email, огласна табла на компанијата и сл.), а целта е да се запознаат вработените со одреден технолошки проблем, природна непогода, финансиска или општествена криза и сл.

Комуникација од долу-нагоре

Воспоставување начин на комуникација за вработените од пониските нивоа со вработените на повисоките нивоа, преку анкети, прашалници со прашања и одговори и сл., се покажал како поефикасен начини на собирање на повратни информации од вработените во однос на барање мислење директно од вработените за време на состанок. Истото како резултат на стравот од одмазда кој се јавува кај вработените во однос на споделеното искрено мислење за одредено прашање.

Комуникација колега-со-колега

Можноста вработените со различно искуство да соработуваат меѓу себе работејќи на заеднички проект е од корист за сите членови на тимот и компанијата. На овој начин вработените споделуваат искуства и знаења и се запознаваат со различни пристапи во однос на решавање на предизвиците и проблемите кои се појавуваат при работењето.

Кои се најчесто употребуваните методи за успешна интерна комуникација во компанијата?

Комуникација Лице-во-Лице

Најстариот начин на комуникација на чист, јасен и позитивен начин, претставува и најдобар начин и во однос на комуникација со вработените, не оставајќи простор нешто да не се разбере или да се разбере погрешно. Оваа форма на комуникација ја имаат кратките редовни состаноци со вработените во однос на обука и информирање околу евалуација на перформансите.

Телефонски повик

Комуникација преку телефонски повик, директно помеѓу вработените во организацијата, може да биде брз и ефективен начин за пренос на информација или решавање на одреден проблем/недоразбирање.

E-mail кореспонденција

Уште еден популарен метод на комуникација помеѓу вработените кои работат во канцеларија или од дома, која е популарна и се користи секојдневно.

Испраќање пораки

Испраќањето пораки претставува брз и помалку формален начин на комуникација во однос на e-mail комуникацијата. Применлив е кога одреден вработен работи надвор од канцеларијата или на терен. Модерната интернет технологија овозможи овој начин на комуникација да ги поедностави процесите и доставата на документи и сл.

Видео порака

Пренесувањето порака помеѓу вработените преку видео, претставува ефективен начин на комуникација и споделување на информации на едноставен и сликовит начин.

Состаноци на вработените

Состаноците на вработените може да се одржуваат во просториите на компанијата, преку интернет алатки за дигитално одржување на состаноци или комбинација на двете опции.

Сесии за бура на идеи (Brainstorming Sessions)

Целта на овој вид на комуникација е доаѓање до колку е можно повеќе нови идеи во однос на проблеми и решенија. Претставува неформална верзија на состаноците на вработените, при што секој учесник ја изнесува својата идеа за проблемот и решението, без притисок дали истата е “добра” или “лоша”.

Постери

Овој начин на комуникација најчесто не се смета како ефективен, но постерите со релевантни информации претставуваат добар начин на споделување на информации помеѓу вработените во компанијата, без притоа истите да се обраќаат до секторот за Човечки ресурси.

Интерна NET платформа на компанијата

Интерната NET платформа во компаниите е најмногу користен канал на комуникација на работното место во однос на споделување новости и документи од страна на  компанијата, како и за социјализација.

Огласна табла на компанијата

Огласната табла на компанијата сеуште претставува популарен начин на комуникација, каде најчесто се споделуваат: распореди на работно време на вработените, новости за правилата и политиките на компанијата, известувања, огласи за работни позиции и сл.

Деловна белешка (Business Memos)

Деловната белешка се однесува на одбрана група на вработени и е со кратка содржина, помалку формална од писмата, но сепак изразена на професионално ниво. Се користи за пренос на информации и идентификување проблем и предлог за негово решавање. Главната поента е нагласена на самиот почеток, додека останатата содржина претставува објаснување на главната поента.

Деловен извештај (Business Report)

Деловен извештај е многу сличен на Деловната белешка во својата форма, но може да содржи и фигури, графикони, табели и сл.

Најчестата намена на Деловниот извештај е инфорирање на фер и објективен начин на највисокото раководство, во однос на одреден проблем со предлози за негово решавање.

Кои се бенифициите од успешната интерна комуникација во компанијата?

• Информирани вработени и непречен пристап до информации
• Воспоставување непречена комуникација помеѓу вработените на сите нивоа
• Градење позитивна работна средина
• Посветеност на визијата, мисијата и целта на компанијата од страна на вработените
• Разбирање на улогата на вработените во компанијата и нивно вреднување
• Зголемување на продуктивноста на вработените
• Заштеда на трошоци
• Намалување на ризикот од недоразбирања
• Превенција од преоптоварување со информации

Кој е најефикасниот метод за интерна комуникација во вашата компанија?

За авторот:

Антица Павлеска е дипломиран правник и магистер на организациски науки и стратегиски менаџмент на човечки ресурси, со повеќегодишно професионално искуство во областа човечки ресурси, вљубеник во професијата, луѓето и природата.