Во светот на дистрибуцијата, каде секој ден започнува со движење, испораки и логистички планови, ретко кој најпрво ќе помисли на улогата на човечките ресурси. Но токму таму, зад сцената, тивко и прецизно, се случуваат некои од најважните процеси кои го одржуваат системот стабилен.
КОЛА ДООЕЛ, компанија со речиси три децении присуство на македонскиот FMCG пазар, е препознатлива не само по својата дистрибутивна моќ и соработка со глобални брендови, туку и по посветеноста кон луѓето што ја движат одвнатре. Од семејни почетоци до современа, професионализирана организација, Кола денес е пример за одржлив раст, технолошка адаптација и корпоративна култура што го става човечкиот капитал во фокус.
Во ваква структура, административната точност не е само процедура – таа е предуслов за доверба, правичност и законитост. Од вработување и пресметка на плати, до справување со боледувања, одмори и регулативи, сè поминува низ рацете на тимот што тивко се грижи сè да функционира речиси беспрекорно.
Елена Николoвска Андреева, HR и Payroll специјалист во Кола, е токму таа точка на стабилност. Нејзината работа се чувствува секој месец. Таа не е само точна во табелите – таа знае што значи секој ред и секоја бројка.
Со неа разговаравме за суштината на оваа често потценета улога, за предизвиците и убавината на административната прецизност, и за тоа како е да се биде човечката страна на еден уреден систем.
Административната работа често се доживува како „техничка“, но во реалноста бара многу одговорност и внимание на детали. Како изгледа еден типичен месец во твојата работа – и што е она што никогаш не смее да се пропушти?
Работата на еден HR администратор е динамична и секогаш исполнета со разновидни задачи, но постои јасна структура што се повторува секој месец. На почетокот на месецот, фокусот е на финализирање на пресметката на плата,.Средината на месецот најчесто ја посветуваме на административни проверки – ажурирање на податоци, поддршка за вработените и одговори на нивните барања Кон крајот на месецот следуваат подготовки за наредниот месец –изготвување на извештаи и известувања за сите релевантни промени.
Она што никогаш не смее да се пропушти е точноста и доверливоста. Исплатата на плати мора да биде навремена, секој документ мора да биде уредно евидентиран, а приватноста на вработените строго почитувана. Без овие темели, не може да се изгради доверба меѓу HR секторот и останатите вработени.
Работиш со податоци поврзани со најсуштинските аспекти на работниот однос: плати, одмори, осигурување, боледувања… Како го одржуваш човечкиот пристап во ситуациите кога системот „мисли“ во табели, а луѓето доаѓаат со емоции и прашања?
Во сржта на работата со луѓе стои токму тоа – луѓето. Иако работиме со табели и бројки, секој податок зад себе има човечка приказна – нечиј здравствен предизвик, нечиј семеен момент, нечија кариера во развој. Секогаш се трудам да слушам внимателно, да не одговарам автоматски, туку да разберам што навистина прашува или чувствува личноста што стои пред мене.
Кога некој доаѓа со емоции, мојата прва улога е да бидам човек – потоа администратор. Иако хр софтверот ни помага да бидеме ефикасни, човечкиот пристап е она што гради доверба и прави разлика помеѓу „услуга“ и вистинска поддршка.
Следењето на законските измени е секојдневна обврска – но и често предизвик. Како се справуваш со честите промени во регулативата и што најчесто бара дополнителна адаптација или комуникација кон вработените?
Законски измени бараат постојана будност и способност за брза реакција. Секојдневно ги следиме релевантните законски прописи и се консултираме со правна служба кога е потребно. Најважно ми е да не ја задржам информацијата само на административно ниво, туку навремено да ја пренесам до сите засегнати страни.
Вработените често прво се обраќаат на HR кога имаат нејаснотии, потреба за потврда, или лична ситуација. Која е тајната за градење доверба во улога каде што податоците се чувствителни, а односите се многу важни?
Тука нема едноставна формула – довербата се гради со време, но и се руши за миг. За мене, клучот е во доследноста и дискрецијата. Кога луѓето ќе видат дека информацијата што ја споделуваат со тебе останува таму каде што треба, и дека секогаш си коректен – и кога носиш добра вест, и кога мораш да кажеш нешто непријатно – тогаш почнува да се гради вистинска доверба.
Слушањето без осуда, објаснување на процедурите со разбирање и почитување на секој човек како индивидуа – тоа се принципите што ги следам. HR администрацијата не е само документација – тоа е и мост меѓу луѓето и процесите. Довербата се гради со доследност, дискреција и активно слушање. Не работиме само со документи – работиме со луѓе и нивните приказни.“
Кола е позната по примена на модерни системи и интерни процеси кои ја олеснуваат работата. Кои алатки или рутини ти се незаменливи во работниот ден и како се одржува точноста во обемна и динамична средина?
Во динамично HR секојдневие, структурата е решението.Почнувам секој ден со преглед на календарот и приоритетите – користам дигитални алатки како Outlook, Excel, ERP софтвер за пресметка на плата и HR софтвер за да ги следам задачите и роковите. Точноста ја одржувам со навика на двојна проверка – дали се работи за плата, договор или потврда, секогаш одвојувам време за финален преглед. Но најважно е тоа што си оставам простор за непланирани ситуации – бидејќи работата со луѓе секогаш носи изненадувања. Комбинацијата од технологија, рутина и флексибилност е мојата формула за стабилност.
Платата, бенефициите, одморите – сето тоа се теми што ги интересираат сите.
Кои прашања ти се најчесто поставувани и како се трудиш да одговориш и на административно, но и на емпатично ниво?
Најчестите прашања што ги добивам се: „Колку денови одмор ми останаа?“, „Како се пресметува плата?“ или „Дали имам право на боледување?“ – теми кои се лични и значајни за секој вработен. Кога одговарам на овие прашања, внимавам на точноста на информациите и начинот на нивното пренесување.Важно е да создадеме простор каде што вработените се чувствуваат сигурни да поставуваат прашања и да знаат дека нивните потреби и чувства се почитувани.
Освен тековните задачи, учествуваш и во подобрување на интерните HR процеси и системи. Кој проект ти остави најголем впечаток досега – и зошто го паметиш како важен дел од твојот професионален раст?
Најголем впечаток ми остави имплементирањето на HR софтверот „Флеџ“ и целосната дигитализација на HR процесите. Овој проект беше пресвртна точка во мојата кариера, бидејќи не само што ја зголеми ефикасноста на целиот HR тим, туку ми овозможи да се запознаам со техничките аспекти на HR софтверите и нивната примена во пракса. Работата на интеграцијата на системот беше предизвик, но истовремено и многу задоволувачка, бидејќи резултираше со значителна оптимизација на нашите процеси.
Овој проект беше важен дел од мојот професионален раст бидејќи ми помогна да ги развијам своите вештини за управување со промени, како и да се запознам со новите трендови во технологијата на човечки ресурси. Имплементирањето на „Флеџ“ не само што ги поедностави многуте административни задачи, туку и ја подобри комуникацијата со вработените, што на крајот доведе до поголема продуктивност и задоволство во тимот.
И во најструктурираните работи знае да се случи нешто неочекувано, смешно или трогателно. Дали има ситуација што ќе ја паметиш долго – нешто што те насмеало, изненадило или оставило личен впечаток?
Кога се вратив од породилно отсуство, ме пречека момент што никогаш нема да го заборавам. Канцеларијата беше украсена со балони, имаше подарок, а еден цел ѕид беше нацртан со пораки за добредојде и цртежи – вистинска изненадувачка атмосфера полна со љубов. Тоа беше гест што ми го стопли срцето и ми покажа колку прекрасни и искрени колешки имам. Тој пречек не само што ми го разубави денот, туку и ми потврди дека сум дел од вистински тим – каде што луѓето се ценат и се поддржуваат.
Доколку преземете содржина (статија или оглас) од 24HR задолжително наведете „Извор: 24HR“ на крајот на статијата со hyperlink кој ќе води од преземената содржина. Преземањето на интервјуа не е дозволено. Повеќе за условите за користење е наведено тука.
