Иднината во светот веќе се случува – Како мобилните апликации го револуционизираат управувањето со човечки ресурси?

Дали оваа колумна ја читате од вашиот телефон? Секој позитивен одговор на ова прашање води кон суштината на овој текст: во своите раце имате уред којшто може да ѝ помогне на секоја организација да го дигитализира искуството на сопствените човечки ресурси и да го претвори во уникатен, забавен и ефективен процес.

Светските истражувањa покажуваат дека бројот на корисници на паметни телефони се зголемил за една милијарда од 2016 до денес, а во 2021 година се очекува да изнесува 3.8 милијарди корисници. И сега земете предвид дека најголем број од овие корисници се дел од глобалната работна сила и во текот на денот поминуваат по 3.1 часа на своите мобилни уреди, односно околу ¼ од своите активни часови во денот. Ако добар дел од активните часови во денот се часови кои еден човек ги поминува на работното место и часови кои ги поминува користејќи го својот паметен телефон, тогаш фактите зборуваат сами за себе: апликациите на мобилните телефони се најдобар начин да ја доближиме компанијата до нејзините вработени.

Мобилната технологија прави чуда од невидени размери во светот и руши рекорди на користење од минута во минута, а доказ за тоа е оваа real-time анимирана статистика. Интернационалните лидери во областа на развојот и менаџирањето со човечки ресурси веќе најдоа начин како да ја употребат технологијата за да ги доведат своите компании на врвот, да ги намалат трошоците и да стекнат репутација на најпосакувани работодавци.

Управување со работната сила и работното време не е функција којашто се одвива лесно, без разлика дали се работи за приватна компанија, непрофитна или државна организација. Почнувајќи од основната база со податоци за вработените, па сѐ до регистрацијата на нивното дневно работно време, барањата за одмор, процедурите и политиките на компанијата кои треба да им бидат достапни на вработените во секое време, формуларите за евалуација, базата на податоци за регрутација, извештаите за плати и отсуства, анализите на HR метрики и предвидувања – мануелното управување со човечки ресурси има многу бавно темпо во споредба со дигиталното управување. Покрај тоа, мануелното работење често е проследено со многу скриени трошоци и подлежи на многу ризици од грешки.

Дигитализацијата на менаџирањето со човечки ресурси е најнеопходна сега, во време кога четири генерации на вработени споделуваат исто работно место, секој ден – baby boomers, генерација X, милениумци (millennials) и генерација Z. Оваа мешавина ја направи деловната стабилност помеѓу процесот на вработување, ангажирање на вработените, комуникацијата и технологијата сложена и тешка за одржување.

Заедничко за сите генерации е тоа што сите користат мобилни уреди, иако во различен обем и времетраeње, но тоа сепак е нешто кое треба да се искористи од паметните компании за стекнување на конкурентска предност. Тоа значи само едно: потребни се функционални апликации за човечки ресурси, кои ќе бидат воедно едноставни за користење за baby boomers, но ќе нудат и опции за брзи и забавни активности кои ќе ги задоволат апетитите на генерацијата Z.

Како мобилните апликации за управување со човечки ресурси може да ја подобрат организациската функционалност во една организација и да доведат до позитовен биланс на ефективност?

1. База на податоци на дофат на рака – огромна заштеда на време

Мобилната апликација може да им обезбеди на своите вработени лесен и брз пристап до сопствените податоци, едноставна измена на генералните податоци во сопствениот профил (адреса, банкарска сметка, телефонски број и слично), како и увид во своите исплатни листи.

Покрај тоа, вработените и нивните претпоставени раководители можат во кое било време да бараат и да одобруваат барања за слободни денови, да проверуваат податоци за остаток од годишен одмор, да генерираат извештаи за нивните одработени часови, да пребаруваат низ работните политики и процедури, да имаат увид во своите договори за вработување, да генерираат автоматизирани потврди за редовен работен однос и слично.

2. Информативните мејлови и огласните табли се заменети со нотификации

Со самото отворање на апликацијата, на насловната страна вработените можат да ги најдат сите новости во врска со компанијата во којашто работат и во врска со пазарот на којшто оперираат, информации за сите тековни проекти, најнови лансирани услуги или производи од самата компанија, информации за измени во законски регулативи и слично. На овој начин се интензивира чувството на припадност што го негува секој вработен кон самата компанија.

Доколку одделот за човечки ресурси реши да сподели некоја новост или измена којашто се однесува само на одреден вработен или група на вработени, истото може да го спроведе во вид на известување преку мобилната апликација, а сите таргетирани вработени ќе го добијат споменатото известување во вид на нотификација. На овој начин се овозможува заштеда на време при пренос на информации и се зголемува ефикасноста на целокупната интерна комуникација во рамките на компанијата.

3. Секој има увид во резултати од своите перформанси и може да биде дел од нечии други

Ваквиот тип на апликации овозможуваат лесна и брза евалуација на вработени, и тоа не само еднаш во годината туку постојано, преку давање и примање на фидбек којшто е доброволен и не е временски ограничен. Некои од добро опремените апликации нудат можност за пофалба на колегите за одлична соработка што води до рангирање на вработените според бројот на гласови/пофалби, а некои дури имаат и функционалност која дозволува доделување на специјални беџови за посебни заслуги кои носат уште поголем број на поени и влијаат во рангирањето.

На овој начин со помош на гемификација, не само што вработените добиваат можност да си оддадат едни на други признанија за нивната напорна работа и позитивно да влијаат врз резултатите на другите – туку автоматски во компанијата се создава и поволна клима за подобра тимска работа, како и зголемена транспарентност на процесите.

4. Развој на вработени преку методологијата „Walk and learn“

Мобилното учење во моментов е дел од технологијата која доживува најекспоненцијален раст во областа на човечките ресурси. Компаниите веќе ги заменуваат традиционалните обуки со технолошки алатки кои им овозможуваат на своите вработени да учат на подостапен и многу полесен начин – односно секогаш кога имаат слободно време и без оглед каде се наоѓаат.

Видеа, интерактивни игри, квизови, снимени упатства – сè е поставено на cloud со цел да се обезбеди постојано подобрување на знаењето и зголемување на ангажманот на самите вработени. Покрај тоа, менаџментот може да добие увид во кое било време за поминатите курсеви на вработените (задолжителни и незадолжителни) и точно да знае кои од вработените се таленти, жедни за знаење и двигатели на развојот во нивната компанија.

5. Пулсот на организацијата може да се провери во секое време

Мобилните апликации за човечки ресурси овозможуваат спроведување на инстант, непосредни и анонимни истражувања за работното место и преференциите на вработените, како на пример анкета за тоа колку вработените се чувствуваат слободни на своите работни места, дали и колку се чувствуваат безбедно на истите, каква е меѓусекторската соработка, какви бенефиции би сакале да имаат во иднина и сè друго што може да доведе до добивање на информација за моменталната работна атмосфера и задоволството на самите вработени.

6. Што со blue collar вработените, односно вработените кои работат во производствени погони и магацини и немаат интернет пристап во текот на работата?

Решението за овој проблем коешто веќе се практикува во светот е изработката на апликација којашто ќе работи offline во реално време. На ваков начин, сите вработени можат да поднесат барање за годишен одмор или да си ја проверат платната листа во секое време, па дури и додека се наоѓаат на работното место.

Поради тоа што сѐ повеќе луѓе ги користат своите паметни телефони во сите аспекти од нивниот живот, глобалните HR професионалци веќе ја имплементираа мобилната технологија во своите организации и сведочат дека истата може да изврши огромно влијание во подобрување на работните процеси.

Тоа значи дека ваквите видови на апликации значително ги подобруваат стандардните функции кои одделот за човечки ресурси ги има кон вработените и ослободува време за истиот да се фокусира на други поважни проблеми, како што е стратешкото планирање и имплементацијата на иновативни проекти што ќе им обезбеди деловна конкурентска предност на самите компании.

Направете листа со процеси кои сакате да ги поедноставите, разговарајте со ИТ лица кои се професионалци во развивање на ваков тип на апликации, направете cost-benefit анализа, донесете одлука заедно со топ менаџментот и вклучете се во футуристичкото управување со човечките ресурси со цел да ги зголемите продуктивноста и задоволството на вашите вработени.

Зошто сум сигурна дека позитивно ќе се зголемат вредностите на сите HR метрики? Затоа што не постои човек којшто не би сакал да работи за компанија којашто се издвојува од другите во поглед на иновативноста и дигитализацијата на секојдневните процеси. Не чекајте, направете ја вашата компанија дом на сегашните и идни генерации на најпосветени вработени.

За авторот:

Катерина Стојановска е глобален HR експерт за европскиот, американскиот и азискиот пазар преку глобалната платформа за таленти Upwork. Во текот на својата кариера има работено во големи глобални организации како Kromberg & Schubert и Van Hool. Моментално работи full time за компанија од Холандија, а веќе долго работи и на проект на една американска асоцијација за човечки ресурси.