Организација фокусирана на луѓето и добрите пракси

Патот до “GEPEKO in-house Training program“-Kолумна на Коста Петровски

Човештвото е единствено по една карактеристика, во споредба со сите други форми на живот:

Свесност за унапредување на организација во сите области на постоењето, што овозможило единствено човештвото да истражува и подалеку од планетата на која постоиме.

Во однос на организација, не сме единствената форма на живот. Свесноста за унапредување не прави единствени.

Организираната форма на постоење на човештвото, во претходните околу 200 години достигна највисоко ниво досега, резултирајќи во неколку техничко-технолошки револуции благодарение на една особина на организација – Едноставност.

Имајќи предвид дека сите продукти на овие техничко-технолошки револуции се создадени со конкретна примена на природните науки (математика, физика, хемија, биологија …) и општествените науки (филозофија, социологија, економија, право, …), станува јасно дека човекот ги ставил во функција на свое добро сите комплексности на овие науки.

Целите се навистина јасни и видливи – продукти кои во 21-от век мора да имаат карактеристика на “user-friendly”, значи едноставни за користење. Причината за ова е ЕДНОСТАВНА, нема потреба секој корисник да ја разбира комплексноста на создавање на некој продукт. Корисникот треба само да може едноставно да го користи продуктот за вистинската намена.

Погоре кажаното го избрав за вовед кој не насочува кон еден продукт на човештвото кој потсвесно го користи целото човештво, во речиси сите сфери на своето битисување, но некогаш во областите на работење и создавање непотребно се комплицира. Тој продукт е:

Организација способна за унапредување – суштина на поврзаноста на луѓето кои се поврзани со некакава заедничка цел.

Корените на разбирањето на “Организација“ на соодветен начин за мене почна одамна – во домашното воспитување, па во времето на средношколските денови во “Корчагин“ (во период кога информатиката имаше третман на неизвесно пионерство со неизвесен импакт) и финално за време на студирањето на “Машински“ (каде што дефинитивно ми стана јасно зошто човештвото креира продукти за секаква намена).

Овие основи доведоа до еден едноставен заклучок – секој организиран процес во форма на работа (како поединец, мал тим, фирма, компанија или корпорација) има за цел да создаде продукт кој задоволува некаква потреба на човештвото, со кој ќе се поедностави некоја активност која е извршена од човек.

Во суштина оваа дефиниција, едноставно помага да се создаде иницијален план за структуирање на секој бизнис. Односно, при секој почеток на одреден бизнис мора да се знае – кој е продуктот кој ќе произлезе од тој бизнис и за која потреба е наменет. Почнувајќи од таа точка, следат задачите кои мора да се решат за да еден бизнис да биде соодветно структуиран:

• Креирање на бизнис план (се решава со отворање на цела листа на прашања на кои мора да се одгвори)
• Креирање на соодветно решение за неопходните ресури
  • Технички; и
  • Човечки.

На прв поглед ова не се многу прашања и не е комплексна задача, но детализираните прашања  не се малку, а сите одговори и решенија се многу едноставни. Ова ми се потврди искуствено во 6 случаи на мојот кариерен пат. Првиот пат кога решенијата на овие прашања станаа дел од моето работно искуство, имав прилика да ги научам истите во интерните академии на BMW, Land Rover и ROVER. Со нивна помош и менторство го развивме првото увозништво на овие реномирани брендови, во МК. Обуките согласно позицијата беа задолжителни, се одвиваа кај нив, немаше on-line тренинзи (не затоа што интернетот беше во фаза на никулец, туку затоа што за правилно разбирање мораше да бидеме таму каде што создавањето на продуктот навистина се случува).

И повторно една едноставна работа беше нагласена како заклучок – нема потреба никаква хартија која ќе докаже дека таму нешто сте научиле – наученото ќе го примените на својата работна позиција и место, а резултатите ќе ви бидат признание и основа за некаква награда.

          Овој кариерен развој, сам по себе доведе до следната страница повторно исполнета со прашања. Веќе мислев дека бизнисот е структуиран и дека се ќе се одвива како што треба, но стана јасно дека мора да се структуира компанијата соодветно на бизнисот.

Структуирањето на компанија треба да даде еден одговор на крајот: Тим од луѓе, организирани во една целина, која е усогласена со законските барања, хиерархиските потреби, соодветна распределба на задолженија, овозможена висококвалитетна интерна комуникација и една компонента која што често се занемарува – проток на материјали и информации, кој ќе создаде стабилна хоризонтална организација.

Малку да ги појаснам овие две компоненти при структуирање на компанија:

• Хиерархија – вертикална организација на одговорности и управување. Со една едноставна карактеристика – Вистинската хиерархија не се наметнува, таа е заслужена.
• Хоризонтална организација – релации меѓу вработените од различни сектори, на сите нивоа на хиерархија. Правилното поставување на оваа организација е од животно значење на компанијата, а појдовна точка е дефинирање на главен процес (сектор) во компанијата. Овој тип на организација, наликува на механички систем кој сопственикот (или највисокото раководство) мора да го одржува со редовни и вонредни сервиси.

Потврдата за ова сознание, за мене дојде кога го добив ангажманот во увозништвото за TOYOTA. Ова едноставно би го опишал како просветлувачко искуство, имајќи предвид дека имаше “Open-source-Learning” материјали, кои овој бренд го имаат направено да биде еден од водечките во светот веќе со децении. Главната порака што ја научив од тие материјали е:

Сите продукти, процеси и организации се созадедени од луѓето за луѓето.

Според мене, ова ќе биде вака најмалку до крајот на овој век – пред човештвото да почне во огромна мера да зависи од ВИ.

Со други зборови, применето во компаниите – Компаниската структура, процесите и развојот на луѓето, се под контрола на луѓе и покрај тоа што можеби продуктот е креиран да извршува активности со големо ниво на интегритет. Значи се додека човештвото го држи копчето вклучи-исклучи, во центарот на сите структури и организации се луѓето.

Во понатамошните искуства, а веќе сериозно подучен од претходните искуства и можности, се покажа дека подобрувањето на Процесите и Развојот на луѓето, се постојана потреба на компаниите. Ова е многу нагласено кај добро структуираните бизниси и компании, кои успеваат да го одржат својот успех и да го базираат на континуитет. Во суштина, процесите и луѓето се нераздвоиви во пракса, но во активностите за организирање на истите, се раздвоени.

Повторно едноставно објаснување:

• Подобрувањето на процесите е зависно од луѓето, а се базира на основа на предзнаење, добра пракса и знаење за правилно развивање.
  • Процесите продуцираат процедури
  • Процедурите се јасни доколку се прецизни
  • Процедурите креираат низа на постапки
  • Едноставноста на постапките гарантираат квалитет
• Развојот на луѓето зависи од правилно знаење и примена на постапките и соодветно перцепирање на процедурите. Луѓето кои се задоволни од извршувањето на постапките и почитување на процедурите, со тек на време ќе придонесат за подобрување на процесите.

Моите едноставни критериуми, стекнати од искуство, за оценување на луѓето во процесите се многу поедноставени:

• Интегритет
• Став при комуникација
• Лојалност – !од што зависи лојалноста!

Се друго се учи во тек на работа.

Сите овие учења и добри пракси, имав прилики да ги комплетирам некаде во 2008 година, што значи дека за мене процесот на “Learning-by-Doing”, траеше повеќе од 20 години. Затоа, понекогаш ми е неприфатливо кога ќе видам советници кои се помлади од 25 години – или се тие суперинтелегентни да советуваат без пракса или веќе живееме во услови во кои “Праксата е за некој друг“…?!

Во следните искуства на мојот кариерен пат, почнав да применувам компоненти од “LEAN Management”, научен што би се рекло “на изворчето“, веќе применет во пракса во брендови, за кои сеуште немам сретнато некој што ги потценува или отфрла.

За “LEAN Management”, во оваа колумна нема да пишувам премногу, бидејќи применет во пракса е многу едноставен начин на управување, со висока ефикасност.

Го применуваав овој начин на управување, од моите релативно високи позиции во сите искуства во изминативе 16-17 години, на начин кој е адаптиран на менталитет и различност на индустрии. Во компании кои беа во различен стадиум, од старт-ап до дел од корпорација, а начинот на примена најдобро го опиша еден мој бизнис пријател, кој не е од МК со зборовите: “Congratulation, you do it by subconscious Learning”. Тоа потсвесно учење, беше и понатаму е можно за голем дел од методологиите, кои се базираат на постапки на секој човек, што секојдневно ги правиме без некое посебно училиште и диплома за истите.

Во врска со “LEAN Management”, ќе дополнам само дека е систем кој навистина ја одржува хоризонталната организација, а во целост ја почитува заслужената хиерархија. Секое преголемо теоретизирање или усложнување на обуките и примената на “LEAN Management”, го гледам како скврнавење на нешто свето во светска бизнис култура.

Неизбежно за крај, еве го мојот осврт на Дигитализацијата во современтите бизниси. Интересно е што јас од таму почнав во текот на својата едукација. Описот за потребата за дигитализација, која е НЕОПХОДНА, го базирам на следново:

• Од средно образование: Нашата класна во Корчагин, Фросина Митрушевска (ни предаваше Математика и Информатика), не научи следново “Нема поглупава машина од компјутер – не знае ништо да направи, ако човек не и каже што да прави. …. Сепак има поглупа машина – принтер, тој чека компјутерот да му каже што да прави“.
• Од искуство: Кога треба да набавиме софтвер, тоа треба да го третираме како секоја друга набавка, соодветно за намената и со точно објаснување што ни треба.

Во GEPEKO програмата, модулот за дигитализација, треба да ги обучи луѓето во компаниите, за тоа како да нарачаат соодветно дигитално (софтверско) решение за своите потреби.

Нормално и хардверот е дел од набавката, но тоа не е тема на оваа обука.

Принципот на разбирање на овој модул е едноставен, бидејќи начинот на кој софтверите функционираат е едноставен, само е многу, многу пати побрз во рутинското и повторливо спроведување на командите. Затоа самиот поим Дигитализација во современ смисол на зборот, би го превел на следниов начин:

• Преведувач за нашите постапки кои ги правиме потсвесно, споро и рутински, што ќе му ги раскаже на компјутерот на разбирлив јазик, за компјутерот да ги прави за нас брзо и со тоа ќе ни создаде простор и време да размислуваме креативно, решавачки и развојно.

Програмата GEPEKO е креирана од двајца искуствени експерти, во различни полиња, но добрите пракси докажале дека постои одлична бизнис врска која ги поврзува овие експертизи.