ВНАТРЕШНА ОРГАНИЗАЦИЈА И СИСТЕМАТИЗАЦИЈА НА РАБОТНИ МЕСТА

Колумна на Коста Глигориевски-правен и HR консултант во Gligorievski DOO

Мисијата и визијата на една компанија ја дефинира самата компанија.

Накратко, Мисијата е одговор на прашањето зашто постои самата компанија, додека Визијата е целта кон која се стреми самата компанија, односно како ќе изгледа компанијата во иднината. Едноставно, зарем не?

Не, навистина.

Мисијата сама по себе е далеку од само одговор на прашањето зошто постои компанијата. Мисијата всушност дава краток опис на компанијата, целите, и стратегијата на компанијата, односно „кои сме, што работиме и како работиме“.

Од друга страна пак, Визијата ги изразува стремежите на компанијата за иднината, односно како и каде се гледа позиционирањето на компанијата во иднината.

Мисијата и Визијата се првичните постулати на секоја компанија. Но, дали истите сами по себе се доволни за една компанија да делува успешно, и долгорочно да ги остварува своите цели?

Секако, не.

Покрај дефинирана Мисија и Визија, за една компанија успешно да ги остварува своите цели на долгорочно ниво, потребно е своите планирани активности да ги уреди со плејада на интерни акти, кои што ќе овозможат остварување на Мисијата и Визијата.

Како почетни интерни акти, од круцијална важност за секоја компанија, се актите со кои се уредуваат внатрешната организација на компанијата и систематизацијата на работните места. Уште позначајно е наведените акти да се почуваат и применуваат во целост, вработените да бидат запознаени со истите, а не само да бидат формално донесени.

За жал, повеќето компании во Македонија, а особено малите и поголем дел од средните компании, воопшто не обрнуваат внимание на значајноста на овие акти и воопшто не ги практикуваат.

ВНАТРЕШНА ОРГАНИЗАЦИЈА 

Со актот за внатрешна организација (обично тоа е Правилник за внатрешна организација) се уредува организационата поставеност на самата компанија преку Организациона шема (шематски приказ на внатрешната организација на компанијата)   и текстуален опис на внатрешната организација.

Организационата шема и текстуалниот опис се нераскинливо поврзани, односно презентираат иста работа, со повеќе или помалку детали.

Организационата шема дава брз визуелен приказ на целокупата внатрешна организација на компанијата, преку организационите  единици на компанијата – Сектори, служби, одделенија…, при што веднаш се воочува и самата хиерархиска поставеност на компанијата, а текстуалниот опис на внатрешната организација детално ги опишува врските помеѓу организационите единици, како и процесите што се извршуваат во самите организациони единици.

Зошто е важен актот за внатрешна организација?

1. Со овој Правилник јасно се дефинира целокупната организација на компанијата, односно кристално јасно се утврдува хиерархијата и комуникација во компанијата;
2. Добро дефинирана и поставена внатрешна организација овозможува поголема ефикасност и продуктивност;
3. Точно е утврдена командната линија и нивоата на носење на Одлуки;
4. Точно се дефинирани организационите единици и процесите кои тие ги извршуваат;
5. Овозможува следливост на растот и носење на правовремени Одлуки.

Истовремено, внатрешната организација од поглед на човечките ресурси, овозможува на секој вработен точно да си го знае своето место, хиерархиската поставеност, командната линија, одговорноста и каналот за комуникација, со што значително му се олеснува извршувањето на работните обврски.

Видно од погоренаведеното, Правилникот за внатрешна организација е од подеднакво значење како за менаџментот на компанијата, така и за вработените во компанијата.

СИСТЕМАТИЗАЦИЈА НА РАБОТНИ МЕСТА

Правилникот за систематизација на работните места е директно поврзан со Правилникот за внатрешната организација на една компанија. Неретко, овие два правилника  се систематизирани во еден акт кој обично носи наслов Правилник за внатрешна организација и систематизација на работните места.

Целта на Правилникот за систематизација на работните места е да се овозможи стандардизиран и ефикасен систем за управување со работните места, да се обезбеди соодветно планирање и управување со човечките ресурси, да се зголеми ефикасноста на работата и да се обезбедат соодветни и еднакви услови на работа за работниците. 

Со Правилникот за внатрешна организација се утврдени организационите единици на компанијата (Сектори, Служби, Одделенија…) и процесите кои се извршуваат преку истите, додека со Правилникот за систематизација на работните места се утврдуваат менаџерските позиции, работните места со посебни овластувања, и стандардните работни места, соодветно на организационите единици утврдени со Правилникот за внатрешна организација.

Овој Правилник, помеѓу другото, е од огромно значење за односите помеѓу работодавачот (менаџментот) и работниците, затоа што доколку е концизен и јасен, не дава можност за различни толкувања и појава на недоразбирања помеѓу работодавачот (менаџментот) и работниците.

Секое поединечно работно место, уврдено со Правилникот за систематизација на работните места треба да биде детално опишано на начин што ќе ги содржи следните податоци:

1. Организационен дел (оганизационен дел согласно Организационата шема каде што припаѓа раборното место);
2. Назив на работното место (Целосен и точен назив на работното место);
3. Карактер на работното место (Менаџерско работно место, Работно место со посебни овластувања, стандардно работно место);
4. Потребни квалификации (Потребно образование);
5. Потребни дополнителни вештини (јазици, компјутерски вештини, менаџерски способности, лидерство, комуникативност….);
6. Потребно работно искуство (потребен број на години на работно искуство);
7. Опис и попис на работните задачи (Јасен и концизен опис и опис на работните задачи кои што ќе ги извршува работникот, а доколку работното место е нормирано задолжително се наведува истото);
8. Број на извршители за работното место (Се утврдува бројот на извршители за дефинираното работно место);
9. Референтни документи кои што ќе ги користи при извршувањето на работните задачи (во зависност од самото работно место – планови, договори, стандарди….);
10. Хиерархиска одговорност и работна одговорност – точно се дефинира хиерархиски на која позиција одговара работното место – обично на непосредниот раководител, за да се избегне можноста за микроменаџирање, а воедно се дефинира работната одговорност – одговорност за навремено и квалитетно извршување на работните задачи).

Значајно е да се напомене дека доколку компанијата има донесено и имплементирано ваков правилник, при склучувањето на Договорите за работа, за соодветното работно место, работните задачи утврдени во Договорот мора да бидат идентични со работните задачи утврдени во Правилникот за систематизација на работните места.

Во врска со Правилникот за систематизацијата на работните места, постои и полемика дали висината на платата за секое работно место треба да биде утврдена во самата систематизација.

Од причина што Правилникот за систематизација на работните места по карактер е јавен акт на компанијата и истиот треба да биде лесно достапен за секој работник на компанијата, а  обично компаниите во договорите за вработување вметнуваат одредба дека податокот за висината на платата е деловна тајна, јасно е дека повеќето работодавачи нема да ја вметнат висината на платата како податок во Правилникот за систематизација на работните места.

Поедноставен начин е висината на платите да се уреди со засебен акт, обично тоа е Одлука за начинот на утврдување и исплата на платата, но за тоа во некоја друга прилика.

За авторот: